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RICOH コンテンツ活用&業務効率化サービス ユースケース（ファクス受発注業務）
業務改善のヒントが見つかる
DocuWareのユースケースをご紹介
1日100件以上届くファクス文書の回収・転記作業から解放
受注から納期回答までスムーズに回せる受発注業務へ
複合機に届く大量のファクス注文書の自動取り込みから、AIによるデータ化、納期回答、ファクス返信までを一気通貫でデジタル化します。これまで業務を分断させていた「紙の回収・仕分け」や「手書きでの納期回答」といったアナログ作業をDX化。受注ステータスをリアルタイムに可視化することで、社内のスムーズな情報共有と、取引先へのレスポンス向上を実現します。
お客様例
従業員規模： 70名／複数の拠点を持つ製造業
部門：営業部（納期管理・カスタマーサポート担当）
業務内容：
- 複合機に届く大量のファクス注文書の回収・仕分け
- 注文書内容の確認と基幹システムへの入力
- 在庫状況の確認と納期情報の回答（ファクス返信）
- 営業担当者への受注状況の共有
抱えている悩み
- ファクス文書回収の手間
ファクス文書が届くたびに複合機まで紙を取りに行くため、度々業務が中断してしまう - 受信したファクス文書の仕分け作業
注文書以外の文書も混在して届くため、ファクス文書の仕分けに時間がかかる - 受注業務の属人化
注文の進捗状況が担当者の手元でしか分からず、チームで状況を共有できない - 注文履歴の検索性
過去の注文書が紙のバインダー管理のため、必要な情報をすぐに見つけられない - 納期回答のアナログ作業
納期回答のために印刷・手書き・ファクス送信を繰り返すため、手間がかかる
DocuWare導入後の業務フロー
Scene1. ファクス文書の自動取り込みと「データ化・仕分け」の効率化
ファクス注文書の自動取り込みとデジタル仕分け・クラウド保管で、ペーパーレスを実現
大量のファクス文書をDocuWareに自動登録
複合機で受信した大量のファクス文書をフォルダ監視機能でDocuWareへ自動取り込み。紙の出力と回収の手間を排除します。
OCR処理を行いAIによる自動インデックス登録を実施
ファクス文書の取り込みと同時にAI-OCRがテキストデータを自動抽出し、文書のインデックスを登録。作業者は登録内容に誤りがないか確認するだけでデータ化が完了します。
注文書以外のファクス文書は宛先指定のみで自動転送可能
注文書以外は宛先指定のみで担当者へ自動メール転送できます。なお、転送後は一定期間で自動削除されるため、トレイの整理も不要です。
＜DocuWare 導入後の効果＞
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受信したファクス文書を自動でクラウドに取り込み、紙の回収作業を削減
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AI-OCRにより取引先名や金額などを自動抽出し、インデックス登録を実行
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注文書以外のファクス文書はボタン操作で担当者へ自動メール転送
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必要な注文書だけを整理して管理でき、顧客対応に集中できる環境を実現
Scene2. 受注ステータスの可視化と進捗管理
「リスト機能」による進捗のリアルタイム共有で、対応漏れや重複を防止
未対応案件をリストで可視化
保存された注文書は「未対応リスト」へ自動格納。今やるべき業務がひと目で分かり、対応漏れを防ぎます。
インデックスによる注文書検索性の大幅向上
電帳法項目以外も、品番や納期など業務に必要な項目を自由に設定可能です。登録したインデックス情報で過去の注文書を即座に特定し、顧客からの問い合わせなどもすぐに回答できる状況を整えます。
進捗をリアルタイム共有できるステータス別管理
ファクス注文書を受領後、インデックス登録を経て保存された注文書は「未対応リスト」へ自動格納。「未対応」「対応中」など進捗をリストで可視化し、処理の停滞を防ぎます。
＜DocuWare 導入後の効果＞
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注文書を自動で「未対応リスト」に格納し、チーム全体で共有
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「未対応」「対応中」などのステータスで進捗を可視化
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登録したインデックス情報で過去の注文書を即座に検索可能に
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問い合わせにも迅速に対応でき、顧客対応の品質が向上
Scene3. 納期・問い合わせ回答
PC上で納期回答からファクス返信まで完結。状況に応じたスタンプでステータスも容易に更新
画面上で納期回答を表示
画面上の注文書に「納期回答」スタンプを押下。カレンダーから日付を選ぶだけで、好きな位置に納期を表示できます。
PCからのファクス返信で紙利用の手間を削減
PCからファクスドライバー経由で直接返信が可能。紙への転記や複合機までの往復時間を大幅に削減します。
注文書の処理完了後は自動でリストから移動
回答済みスタンプの押下で、文書は自動的に完了リストへ。処理後の仕分けやファイリング作業も一切不要になります。
＜DocuWare 導入後の効果＞
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納期回答スタンプで日付を簡単に入力・表示
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納期回答からファクス返信まで画面上で完結
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回答済み文書は自動で「完了リスト」に集約され、仕分け・保存作業が不要に
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デジタル化によって、場所を選ばず受注状況の確認や進捗管理が可能に
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※本資料に記載の内容は一例であり、効果や運用方法は、お客様が取り扱う書類の種類・サイズ・状態・原稿内容などにより異なる場合がございます。
よくある質問（FAQ）
ADocuWare上で「注文書」と「それ以外のファクス文書」を簡単に仕分け可能です。注文書以外は宛先を指定して保管ボタンを押すだけで、担当者へメール添付で自動転送されます。不要な書類でトレイが埋まることがなく、ファクスで届くすべての文書に効率よく対応できます。
A「Intelligent Indexing」機能により、AIが取引先ごとのフォーマットを学習します。使い続けるほど精度が向上し、日付や金額などの主要項目を自動で抽出・インデックス化できるため、手入力の負担を抑えられます。
Aはい、可能です。納期回答スタンプはカスタマイズが可能で、日付選択フォームからの印字に加え、任意のテキストやコメントを追加できます。手書きの柔軟性を維持したまま、デジタルならではの迅速な回答業務が行えます。
A可能です。DocuWareはクラウド上で「未対応・対応中・納期回答済み」などの進捗をリスト管理しているため、PCやモバイル端末から最新のステータスをリアルタイムに確認できます。これにより、社内への電話確認の手間がなくなります。
Aはい、可能です。電子帳簿保存法の要件を満たす項目（取引先・日付・金額）だけでなく、お客様の業務に合わせて検索項目をカスタマイズできます。必要な書類をキーワード検索で瞬時に見つけられるため、問い合わせ対応がスムーズになります。
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