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フレキシブルオフィスとは？フレキシブルオフィス導入で得られるメリット
働き方改革やパンデミックを受け、国内での多様なワークスタイルを推奨する動きについてニュースを耳にしたことがあると思います。そうした中、一つの働く場所の選択肢としてフレキシブルオフィスがあります。導入を検討するものの、どのようなメリットやデメリットがあるのか気になっている方も多いのではないでしょうか。
今回は、フレキシブルオフィスの概要や市場拡大の背景、フレキシブルオフィスの種類、導入するメリットとデメリット、導入を成功させるポイント、フレキシブルオフィス契約前の注意点、成功事例をご紹介します。
フレキシブルオフィスとは？
フレキシブルオフィスとは、従来の固定的なオフィスとは異なり、契約期間や利用人数、時間などに縛られない、柔軟な働き方を実現するためのオフィス形態の総称です。
一般的には、シェアオフィス、コワーキングスペース、レンタルオフィス、サービスオフィスなど、外部の施設を契約して利用するオフィスを指します。これらのオフィスは、企業にとって本社や支社以外の新たな拠点となり、本社の機能の一部を分散させるサテライトオフィスとしての役割を担うこともあります。サテライトオフィスは、本社から離れた場所に設置される小規模なオフィスを指し、従業員の通勤負担軽減や、地方在住者の採用拡大に貢献します。
フレキシブルオフィスは、個人事業主から大企業まで、多様な働き方に対応しており、法人契約も可能です。必要な時に必要な人数で利用できるため、短期間のプロジェクトや、地方出張時の拠点としても活用できます。業務に必要なデスク、チェア、Wi-Fi™、プリンターなどの設備は一通り完備されており、契約者はすぐに業務を開始できます。
一般的に、フレキシブルオフィスは他の利用者と共有するオープンスペースと、プライバシーが確保された個室に分かれており、用途に応じて使い分けることができます。
フレキシブルオフィスの市場規模と拡大背景
フレキシブルオフィス市場は、近年急速な拡大を見せています。この背景には、新型コロナウイルス感染症のパンデミックをきっかけに、リモートワークが急速に普及したことが挙げられます。企業は、従業員に自宅以外の勤務場所を提供する必要に迫られ、個人や法人がフレキシブルオフィスを契約する動きが加速しました。
このような柔軟な働き方は、パンデミック収束後も定着しつつあり、オフィスにかかるコスト削減や、地方在住者の採用など、企業の多様なニーズに応えるソリューションとして注目されています。今後も働き方の選択肢が広がるにつれて、フレキシブルオフィスは企業のオフィス戦略において重要な役割を担い続けるでしょう。
フレキシブルオフィスの主な種類と特徴
フレキシブルオフィスの主な種類とそれぞれの特徴をご紹介します。
コワーキングスペース
オープンスペースをさまざまな人が共有して利用するオフィスです。専用の個室やスペースがなく、オープンなスペースを利用します。交流が活発に行われるのが特徴です。一般的にはフリーランスやベンチャー企業などが利用しています。
シェアオフィス
複数の利用者がオフィススペースを共有します。オフィスをシェアするという観点から、コワーキングスペースと比べて、プライバシーが確保されやすく、専用の席やデスクを確保できることがあります。契約形態によって個室を利用することができます。
レンタルオフィス
個室を確保できるオフィスです。個室ごとに施錠できるところも多いため、コワーキングスペースやシェアオフィスと比較し、プライバシーレベルが上がります。その企業が事業開始から間もないケースや個人事業主などに人気です。
サービスオフィス
はじめから設備やサービスが付いていることが前提の個室スペースを利用できるオフィスです。デスクや椅子はもちろん、インターネット回線、受付などのサービスが整っていることが多く、比較的、すぐに業務を開始しやすいのが特徴です。サービスが整っている分だけ、レンタルオフィスよりも料金が高額になることが一般的です。
バーチャルオフィス
現実的なスペースは利用せず、住所や電話番号などのみ利用するオフィスです。物理的なオフィスが不要なケースに適しています。例えば個人事業主が郵便物の受付のために契約することもあります。
セットアップオフィス
内装工事が済んでおり、一般的な会社のオフィスの業務に必要な家具や什器が一通りそろっているなど、すぐに業務を始められるオフィスです。迅速にオフィスの確保が必要になったケースに向いています。
フレキシブルオフィス導入のメリットとデメリット
企業がフレキシブルオフィスを導入する場合は、次のメリットとデメリットがあります。
メリット
オフィスのコスト削減
フレキシブルオフィスの利用により、従来のオフィスのスペースが不要になるため従来オフィスの賃料や光熱費の削減につながります。
柔軟な働き方の提供により採用で人が集まりやすい
フレキシブルオフィスを導入していることで子育てや介護などの都合に合わせた柔軟な働き方のサポートになります。その結果、採用時に人が集まりやすくなるでしょう。
複数拠点を持てる
フレキシブルオフィスは全国に散らばっているため、契約して従業員が働く場所の選択肢の一つにすれば、複数の拠点を持っているのと同等になります。災害やパンデミックなどへの対応策の一つともなるでしょう。
新たなつながりを生みやすい
フレキシブルオフィスによっては共用スペースで外部の人との出会いと交流が生まれることがあります。結果的にビジネス上の新たなつながりを生むこともあるでしょう。
デメリット
セキュリティリスクがある
自社のオフィス以外の場所で勤務することになり、在宅勤務よりも他者との共有スペースで業務する場合には、PCの画面盗み見や盗難、打ち合わせ内容の盗み聞きなどの情報漏洩といったセキュリティリスクがあります。
勤怠管理がむずかしくなる
リモートワーク形態となるため、従来のオフィスのように出社したらタイムカードを通すなどの勤怠管理ができません。新たな管理の手法を検討する必要があります。
利用料金が割高になることも
フレキシブルオフィスは定期契約となることが一般的で、利用には継続的に費用がかかります。長期的に見れば自社で拠点を用意するよりも割高になる恐れもあります。
フレキシブルオフィス導入を成功させるポイント
フレキシブルオフィスの導入に際しては、課題を解決することが成功させるポイントといえます。次のようなポイントを押さえておきましょう。
最適な種類を選ぶ
フレキシブルオフィスは、種類によって共用スペースと専有スペースの利用の可否や、利用者同士の交流の活発度合いが異なります。自社の従業員の働き方に最適な種類を選択しましょう。
利用料金とサービスで比較する
個室契約の有無や、会議室の利用の可否などのサービス内容によって、また立地によっても利用料金は変わります。できるだけコストを抑えるために、十分に比較検討しましょう。また長期的にかかるトータルコストを算出し、コストパフォーマンスを加味して検討すると良いでしょう。
セキュリティ体制の確認とルール付け
事前にセキュリティ体制を確認しましょう。防犯カメラやパーティションなどの物理的なセキュリティ対策や複合機などのネットワークセキュリティ対策が行われているところがあります。また情報漏洩を防ぐために自社社員には公共Wi-Fi™への接続は禁止するなどのルール付けも行いましょう。
自社オフィスにフレキシブルスペースを用意する
外部施設を利用することにセキュリティやコストの面で不安がある場合には、自ら用意する方法も検討しましょう。本社オフィスへのフレキシブルスペースの用意、サテライトオフィス構築などが考えられます。
導入事例から学ぶフレキシブルオフィスの活用法
続いて、導入事例を通じて、フレキシブルオフィスの活用法を探っていきましょう。
事業特性とワークスタイルに最適なフレキシブルオフィスを選択
あるスタートアップ企業は、会社設立当初から、フルリモートかつフルフレックス制を導入しており、働き方そのものがフレキシブルな状態です。事業特性とワークスタイルに最適であると判断し、本店のほかにフレキシブルオフィスとして地方拠点を設けました。社員は個室契約と共に共用スペースの執務席を利用して作業を行っています。子育て中の社員も存在し、より働きやすくなったとの声があります。
ABW（Activity Based Working）の実践場所として利用
ある企業は、ABWという仕事の内容や目的に合わせて、最適な場所を選んで仕事を進める働き方を採用しており、そのためにレンタルオフィスを採用しています。本社オフィスでABW環境を整えることも考えましたが、資金がかかることが背景にあります。
スタートアップ企業の拠点として利用
あるIT企業は創業してからまもなく、初期コストを抑えつつ、業務の拠点を構えるためにシェアオフィスを契約しました。必要に応じて個室や会議室を利用するフレキシブルな活用を進めています。急な従業員増員にも臨機応変に対応できることから、事業拡大につなげています。
契約時に知っておきたいフレキシブルオフィスの注意点
各種フレキシブルオフィスを契約する際には、トラブルやリスクを防ぐためにぜひ次の点に注意しましょう。
セキュリティリスクを検討する
他の企業の従業員や個人がともに同じスペースで働くということから、情報漏洩や盗み見などのリスクが高まります。共用スペースの利用は安価に済みますが、その分、セキュリティレベルは低下します。セキュリティレベルを高めるためにコストをかけて個室利用にすることも考えましょう。
物理的なセキュリティ対策と技術的なセキュリティ対策を検討する
物理的なセキュリティ対策として、パソコンの液晶画面に貼る保護フィルターが挙げられます。正面からははっきり画面が見えますが、左右から見ると画面が真っ黒に見えます。画面と同じサイズのフィルターをセットする簡単なものであるためおすすめです。
技術的なセキュリティ対策としてVPN（Virtual Private Network）の導入などが挙げられます。VPNは2つの拠点間に仮想的に「直接的な接続」を構築することで実現できる技術です。フレキシブルオフィスで提供されている設備だけに頼らず、自社でのセキュリティ対策をあわせて検討しましょう。
利用ルールの周知徹底
自社の従業員がコワーキングスペースやシェアオフィスなどを利用する際には、私物や持ち込みの資料などを限定し、利用ルールを設けて周知徹底することをおすすめします。資料やデバイスの置き忘れや紛失が生じることのないように呼びかけましょう。
交通機関の利便性も考慮する
フレキシブルオフィスの立地も十分な検討が必要です。最寄りの駅や利用する交通機関などもよく検討して選定しましょう。
目的に合っているかどうかの確認
そもそも契約するフレキシブルオフィスが自社の目的に合致しているかどうかを確認することをおすすめします。例えばABW定着・浸透のためという目的であれば、本当に契約するフレキシブルオフィスで最適な業務が行えるのか、環境面の確認が必要です。従業員の声も取り入れながら慎重に選定しましょう。
フレキシブルオフィスは設備の変更が困難であることを踏まえる
フレキシブルオフィスはメリットが多い一方で、デメリットもあります。例えば、デスクや椅子、内装が整っているセットアップオフィスなどは、利便性が高い一方で、内装や家具の変更などがむずかしく、オリジナリティも出せないところが欠点です。その点を踏まえて、将来的なことを考えた上で選定することが求められます。
まとめ
フレキシブルオフィスは、多様な働き方を進めるワークスタイル変革につながる手段の一つです。メリットとデメリット、種類別の特徴と違い、利用時の注意点を踏まえた上で、最適な環境を活用することをおすすめします。
リコージャパンでは多様化する経営環境に合わせ、デジタルサービスとワークプレイスを組み合わせた「RICOH Smart Huddle」のコンセプトのもと、働き方のリニューアルをサポートし、お客様のご支援をいたします。
”新しい働き方”をお客様と一緒に考えながら、オフィス移転やリニューアルを、計画から理想の働き方が実行されるまで、プロジェクトマネジメントの業務も含めワンストップでご支援いたします。
また、オフィス内のフレキシブルなスペースなどのご提案も可能です。弊社の実践事例も紹介できますので、「RICOH Smart Huddle」の詳細は、以下よりご覧ください。
監修者 わたなべ
2005年リコーグループに入社。
15年間、建築設計事務所で意匠設計および設計監理に従事。
美しさと機能性を両立する空間づくりを目指し、企画から監理まで一貫して携わる。
戦略担当として、人財戦略にも取り組んでいる。
