フレキシブルオフィスとは？フレキシブルオフィス導入で得られるメリット

フレキシブルオフィスとは、従来の固定的なオフィスとは異なり、時間や場所、利用人数などに縛られないオフィスの総称です。

一般的にはシェアオフィスやコワーキングスペース、レンタルオフィス、サービスオフィスなど、契約のもとで利用する外部オフィスを指します。企業にとっては本社や支社以外の拠点となります。

フレキシブルオフィスは個人だけでなく法人契約も可能で、自社の従業員が必要に応じて利用できます。短期間契約が一般的で、業務に必要な設備が一通りそろっており、ルールに基づき利用できます。

共用エリアと個室に分かれているのが一般的で、共用エリアでは他の個人や法人の契約者が同じスペースを利用します。

フレキシブルオフィス市場は、近年急速に拡大しています。背景には新型コロナウイルス感染症の感染対策として、リモートワークが推進された中、自宅の他の勤務スペースの一つとして個人や法人の契約が進んだことがあります。
今後も新しい働き方が進められていく中、この流れは続くと見られます。

企業がフレキシブルオフィスを導入する場合は、次のメリットとデメリットがあります。

オフィスのコスト削減
フレキシブルオフィスの利用により、従来のオフィスのスペースが不要になるため従来オフィスの賃料や光熱費の削減につながります。

柔軟な働き方の提供により採用で人が集まりやすい
フレキシブルオフィスを導入していることで子育てや介護などの都合に合わせた柔軟な働き方のサポートになります。その結果、採用時に人が集まりやすくになるでしょう。

複数拠点を持てる
フレキシブルオフィスは全国に散らばっているため、契約して従業員が働く場所の選択肢の一つにすれば、複数の拠点を持っているのと同等になります。災害やパンデミックなどへの対応策の一つともなるでしょう。

新たなつながりを生みやすい
フレキシブルオフィスによっては共用スペースで外部の人との出会いと交流が生まれることがあります。結果的にビジネス上の新たなつながりを生むこともあるでしょう。

セキュリティリスクがある
自社のオフィス以外の場所で勤務することになり、在宅勤務よりも他者との共有スペースで業務する場合には、PCの画面盗み見や盗難、打ち合わせ内容の盗み聞きなどの情報漏洩といったセキュリティリスクがあります。

勤怠管理がむずかしくなる
リモートワーク形態となるため、従来のオフィスのように出社したらタイムカードを通すなどの勤怠管理ができません。新たな管理の手法を検討する必要があります。

利用料金が割高になることも
フレキシブルオフィスは定期契約となるこが一般的で、利用には継続的に費用がかかります。長期的に見れば自社で拠点を用意するよりも割高になる恐れもあります。

フレキシブルオフィスの導入に際しては、課題を解決することが成功させるポイントといえます。次のようなポイントを押さえておきましょう。

フレキシブルオフィスは、種類によって共用スペースと専有スペースの利用の可否や、利用者同士の交流の活発度合いが異なります。自社の従業員の働き方に最適な種類を選択しましょう。

個室契約ありなしや、会議室の利用の可否などのサービス内容によって、また立地によっても利用料金は変わります。できるだけコストを抑えるために、十分に比較検討しましょう。また長期的にかかるトータルコストを算出し、コストパフォーマンスを加味して検討すると良いでしょう。

事前にセキュリティ体制を確認しましょう。防犯カメラやパーティションなどの物理的なセキュリティ対策や複合機などのネットワークセキュリティ対策が行われているところがあります。また情報漏洩を防ぐために自社社員には公共Wi-Fiへの接続は禁止するなどのルール付けも行いましょう。

外部施設を利用することにセキュリティやコストの面で不安がある場合には、自ら用意する方法も検討しましょう。本社オフィスへのフレキシブルスペースの用意、サテライトオフィス構築などが考えられます。