オフィス移転・リニューアル時のインフラ整備のポイント

オフィスインフラとは、オフィスにおける日々の業務を支える基盤となるもの全般です。「社内インフラ」とも呼ばれています。

オフィスインフラは、社会的にインフラと呼ばれる電気・ガス・水道や空調などのほか、オフィスにおいては欠かせない電話やインターネット回線やITインフラも重要なインフラです。

またオフィスのレイアウトもオフィスの基盤となることから、インフラの一つに数えられます。

電気、ガス、水道、空調、電話回線、インターネット回線、ITインフラ、レイアウトなど

オフィス移転・リニューアル時には、必要に応じてオフィスインフラを構築し直す必要があります。 そのカバーすべき範囲は広いこともあり、課題に直面しやすいところがあります。

オフィス移転・リニューアル時のインフラ整備のよくある課題としては、次のことが挙げられます。

インターネット回線は、オフィスビルによって配線の状況が異なっています。そのため一から構築しなければならないケースもあれば、既に完備されていて、すぐに接続できるケースまでさまざまです。一から開通工事を行わなければならない場合には、スケジュールを綿密に組まなければ、移転やリニューアル後の業務開始までに開通が間に合わないといった事態を招いてしまいます。

近年のオフィスは、デジタル化が進んでおり、デジタル機器や設備の数に応じて、電気コンセントの数が多く必要になることもあります。事前に確認していなければ、移転・リニューアル後にコンセント数の不足が発覚することもあります。その結果、オフィスが正常に運用できないといった事態を招いてしまいます。

オフィスを刷新する際には、新たにネットワーク環境や入退室管理などのシステムなどを構築し直すことになります。そのため、新たに徹底したセキュリティ対策を施さなければ、セキュリティリスクが高まることもあります。

インフラの一つであるレイアウトを設計段階で誤ってしまった場合には、業務を開始した後に不具合が発覚するなどして不便を生じることがあります。それによって生産性が下がるなどの致命的な事態を招いてしまうリスクもゼロではありません。

オフィス移転・リニューアル時のインフラ整備にまつわる課題を解決して、成功させるポイントをご紹介します。

ハイブリッドワークやフリーアドレスなどABW（Activity Based Working/ アクティビティ・ベースド・ワーキング）の概念を採用する企業が増えています。インフラもそれらに応じて適用させると良いでしょう 。

特にITやネットワークインフラは業務効率や生産性を左右します。オフィスと共にリモートで働く従業員を含めてインフラを検討しましょう。

ITインフラを構築する際には、セキュリティ強化や業務効率化のためにも、安全性とスピードなどの快適性を意識すると良いです。専門的な知見や技術を要するため、専門家に相談するのも一案です。

リモートから社内の空席や空き会議室の状況を確認したり、事前に予約を取ったり、働く場所を手間なく選択できる環境を整えるのもおすすめです。
オフィスで専任の管理者が不在でも自動で配席コントロールができ、効率的に運用できます。従業員にとっても最適な場所を選んで働けるようになり、利便性が向上します。

企業が災害やパンデミックなどの緊急時に、早期復旧・事業継続を進めるための計画であるBCP（事業継続計画）の対策として、オフィスインフラを整えておくのも良いでしょう。

オフィスビルの耐震性能の確認や非常用電源、貯水タンクの設置、ITインフラに関しては物理サーバからクラウドサーバーへの移行やネットワーク回線の冗長化などにより備えることができます。