オフィス環境から従業員エンゲージメントを向上させる施策とは？レイアウトから家具・設備、システム導入まで一挙ご紹介！

従業員が自身の業務に対して抱く熱意や没頭度、前向きな意欲を指します。仕事そのものにやりがいを感じ、主体的に取り組めている状態であり、ワークエンゲージメントとも呼ばれます。

組織と仕事に対するエンゲージメントを合わせたものが、従業員エンゲージメントです。

従業員エンゲージメントを二つの側面に分けて捉えることで、「会社への不満が原因なのか」「仕事そのものに課題があるのか」を切り分けて把握でき、より効果的な改善施策につなげることができます。

従業員エンゲージメントの向上は、企業経営における重要なテーマとして注目されているというニュースを耳にしたことがあると思います。その背景には、労働力不足の深刻化や人材の流動化により、人材獲得競争が激化していることがあります。

企業が持続的に成長していくためには、優秀な人材を採用するだけでなく、従業員が「この組織で長く働き続けたい」と感じられる環境を整え、定着率を高めることが不可欠です。従業員エンゲージメントは、こうした定着率向上に直結する重要な要素とされています。

また、従業員エンゲージメントの高い職場では、従業員一人ひとりが主体的に業務へ取り組むため、顧客に対するサービス品質が向上しやすいといわれています。その結果、顧客満足度の向上や売上増加といった形で、企業の業績にも好影響をもたらします。

人材獲得・定着といった人事面から、サービス品質や収益性といった経営面まで、幅広い領域に影響を及ぼすことから、従業員エンゲージメントは重視される経営指標となっています。

以下では、代表的な施策を分類ごとに解説します。

従業員エンゲージメントの中でも、組織に対するエンゲージメントを高めるためには、社内に会社の方向性やビジョンの理解を促進し、共感を生み出すことが重要です。
ビジョンが浸透すると、日々の業務が「目的につながる行動」として意味づけされやすくなり、主体性や貢献意欲の向上につながります。

具体例
インナーブランディング研修、自社のブランドブックの作成・配布

従業員一人ひとりが熱意と貢献意欲を持って働けるようにするには、一緒に働く仲間との人間関係を良好にすること、スムーズなコミュニケーションを図れる状態にあることが前提となります。
雑談・相談・共有が起きやすい導線を設計することで、連携の質が上がり、エンゲージメント向上にも寄与します。

具体例
ミーティングスペースの導入、社内SNSやチャットツールの導入、定期的なランチミーティングの開催

1対1のミーティングは「社内コミュニケーションの活性化」を個別最適化した施策です。上司と部下が1対1で定期的に対話し、部下が納得感を持って目標を設定できるよう支援します。上司は進捗や課題を共有しながら継続的に伴走することで、信頼関係を深め、主体性やモチベーションの向上につなげます。組織的な目的と従業員個人の目的が合致すると、双方にメリットが生まれ、従業員エンゲージメントを高める重要な要素になります。

具体例
目標管理制度（MBO/Management by Objectives）

称賛（承認）が自然に起きる文化は、働く意欲を高めると同時に、この組織に属していることの満足感を高めます。
良い行動が可視化されることで、チームの学習速度が上がり、人間関係の改善や心理的安全性の向上にもつながります。

具体例
社内表彰制度、称賛ボーナス、従業員同士で感謝を送り合う仕組み

柔軟な働き方や休暇取得を促進するためにワークスタイル変革を行うことで、企業への信頼や働きやすさを生み出します。
制度の導入だけでなく、運用ルールの明確化やマネジメントのアップデートまで含めて設計すると、定着しやすくなります。

具体例
在宅勤務、ワーケーション、休暇取得制度の新設

出産・育児・介護などのプライベートと仕事を両立できるよう支援する取り組みは、企業への信頼性を高めます。
ワークスタイル変革が「制度・働き方の全体設計」だとすると、ワークライフバランスは「ライフイベントや個人事情への両立支援」に焦点を当てた施策として位置づけると重複感が減り、狙いも明確になります。

具体例
育児休暇制度の充実、時短勤務、在宅勤務

働きやすいオフィス環境は、従業員のモチベーションを左右します。心地よく清潔で整った環境、集中と交流が両立するレイアウトなど、「働き続けたい」と思える環境づくりがポイントです。
出社とリモートのハイブリッドが進むほど、出社体験の質（会議のしやすさ、偶発的な会話、集中できる場所）がエンゲージメントに影響します。

具体例
最適な温度湿度の環境作り、快適なデスクやチェアの導入、カフェスペースなどのリフレッシュスペースの充実

人事評価制度が不公平であれば、働く意欲は大きく下がり、企業組織への信頼も失われてしまいます。公正・公平であるのはもちろん、成果に対して確実に評価がされる仕組みづくりが重要です。
さらに、結果だけでなくプロセスや挑戦の評価を取り入れると、短期成果に偏らず、主体性や学習行動を促進できます。

具体例
360度評価、成果に至るプロセスへの評価基準の追加

インセンティブや賞与、福利厚生などを充実させることで、働く意欲を高めることができます。
ここでは「評価制度での納得感」を「報酬・福利厚生というリターン」で支える位置づけにすると、評価とのつながりが明確になり、従業員の理解も深まります。

具体例
報奨金、旅行券の支給、昇進・昇格

従業員が自分のスキルに見合わない職務についている場合、能力を発揮できずに不完全燃焼で終わることもあります。
適性・スキル・キャリア展望を踏まえた適正な人材配置は、「成果が出る体験」や「自己効力感」を生み、従業員エンゲージメントを押し上げます。

具体例
社内公募制、キャリア希望のヒアリングによる人材配置

従業員一人ひとりが持つキャリア展望が社内で実現できる見込みがなければ、貢献意欲や仕事に対する熱意も続いていかないでしょう。
成長機会の提供やキャリアの見通しを示すことで、従業員は「ここで働き続ける理由」を持ちやすくなり、エンゲージメント向上につながります。

具体例
キャリアデザイン研修、キャリアパスの明示、キャリア面談

従業員エンゲージメントの指標は、サーベイによって測定するのが基本です。定期的なサーベイを実施し、効果測定を行い、その結果をもとに改善策を講じていきます。
重要なのは「実施して終わり」ではなく、結果の共有、課題の特定、改善施策の実行、再測定というサイクルを回すことです。

具体例
従業員エンゲージメント調査、従業員への直接のヒアリング

従業員が執務スペースで作業するデスクやチェアを中心に、キャビネットや複合機を含めたあらゆる設備について利便性向上を目指す必要があります。

特にオフィスチェアは従業員にとって体感的に快適さを左右することから、重要視されています。

オフィスチェアを選ぶときに見るべきポイントは、背もたれの心地よさやリクライニング性、座面の奥行きの調節、アームレストの有無、クッション性、カラーリング、ヘッドレストの有無、操作や角度などの調節のしやすさなどが挙げられます。

快適な環境として欠かせないのが快適な温度や湿度、正常な空気が整っていることにあります。夏場には快適な冷房、冬場は暖かい暖房により、暑くもなく寒くもない快適な状態に保つ必要があります。

またカビやホコリが空気中に舞っていれば、アレルギー症状を引き起こすこともあるため、定期的なフィルター掃除などのメンテナンスが行き届いているかどうかも重要なポイントです。換気のしやすさも、快適な空気環境を保つ上で欠かせません。

業務を行うにあたっては、最適な照明が求められます。照明がまぶしすぎたり、モニターに反射して見えにくいといった環境は避けなければなりません。目の疲れや頭痛など、健康にも悪影響を及ぼすことがあります。

色温度を使い分けるのも重要です。執務エリアはやや白っぽい集中力を高める昼白色や白色が適しています。一方、休憩スペースやリフレッシュスペースはリラックス効果のある電球色で温かみのある色合いを作ることがポイントです。

また、窓からの自然光を最大限に取り入れることも快適なオフィスには欠かせません。直射日光はまぶしすぎることもあるため、ブラインドなどを用いて調整しましょう。

個人が集中して業務を行うスペースは、プライバシー性を高めることが重要です。周囲の目線を気にせずに集中できるよう、間仕切りや集中ブースの設置などを検討しましょう。

またWeb会議を外部のメンバーやリモートワーク中のメンバーと行う際にも個室ブースは役立ちます。柔軟な働き方を促進する意味でも有効です。

社内コミュニケーションを促進させるミーティングスペース等の導入も有効です。

リコージャパンでは、「RICOH Smart Huddle」というコンセプトのもと、オフィスとワークスタイルのデザイン・設計をご支援しており、その取り組みの一環としてさまざまな提案例をご案内しています。
オフィスレイアウト案の一つとして、少人数・短時間のミーティングが可能なスペースから、憩いの場として雑談も含めた交流ができるソファを備えたスペース、ディスプレイに資料を映し出すことで打ち合わせを効率化する仕組みまで様々な種類のご提案をしています。

観葉植物など緑を設置することで、快適な空気環境を作り出し、緑による心理的効果などが期待できます。居心地の良いオフィスを作り出し、業務効率を向上させることができれば、従業員エンゲージメントに良い影響をもたらすでしょう。

来客者用の応接スペースや、外部の人員も含めた協働スペースの設置は、社内外のメンバーがコラボレーションして業務を行う現代において欠かせない要素です。

リコージャパンでは協働スペースとして、プロジェクトごとにチームメンバーが集まり、遠隔地のメンバーも含めてディスカッションができる場や、試作が可能なラボなどをご提案しています。

従業員が自らオフィス内で業務に応じて働き方を選択するワークスタイルは、業務の効率化につながり、モチベーションも高めます。

リコージャパンでは、その日の業務内容や予定に合わせて働く場所を自由に選べるオフィスをご提案しています。スマートフォンから座席や予約ができ、自分に合った働き方を選択できます。エリアごとに入室制限を設け、ICカードをかざして入退室するセキュリティ性の高い仕組みにより、従業員は安心して業務に集中できます。

個室ブースを導入することで、従業員はプライベートを保ちながら個人の集中作業に励むことができます。

社内カフェの設置や、まるで磁石のように人が自然と引き寄せられるマグネットスペースの設置により、社内の気軽なコミュニケーションが進み、雑談が生まれることで人間関係が良くなります。

リコージャパンでは、マグネットスペースとして、複合機を中心としたキッチンを備えるマグネットスペースをご提案しています。デジタルサイネージに社内報などを投影することで、情報共有や会話のきっかけを生み出します。

休憩スペースやリフレッシュスペースを導入することで、従業員の心身の健康が促進され、従業員は組織に大事にされていると信頼を寄せることが期待できます。

リコージャパンでは、トレーニング機器を備えたリフレッシュスペースのご提案を行っています。体を動かす積極的休養*で、より良い休息を促します。

従業員エンゲージメントの向上施策でもご紹介したように、社内コミュニケーションの活性化は向上のための取り組みとして欠かせません。従業員エンゲージメントの高い従業員が働いている職場は、人間関係が良好で、意思疎通がスムーズな文化が形成されている状態となっていることでしょう。

従業員エンゲージメントの高い職場は、外部からも魅力的に映ります。意欲を持って働く従業員の姿は輝いて見えるものです。優秀な人材が集まりやすくなるでしょう。

採用面だけでなく、世間一般や顧客、投資家などからも評価を受けるでしょう。働きやすい職場づくりを行っている証明にもなるはずです。

オフィス中央にはコミュニケーションエリアを創設し、社員同士の交流も促進されています。

これらは従業員エンゲージメントが向上しやすい環境といえます。

ある企業は、事業拡大に伴い、本社社屋を新築移転した際にオフィスを刷新しました。スタイリッシュで、壁を取り払った開放感のあるレイアウトを採用し、自由に働く場所を選べるワークスタイルを導入しました。

またワンフロアを贅沢に使ったカフェスペースを導入したこともあり、社員のモチベーションが大幅にアップしました。従業員エンゲージメントの向上にも良い影響があると考えられます。

ある企業は、30年ほど運用していた社員食堂を刷新し、ただ食事をする場所だけでなく、打ち合わせやコミュニケーションを促進する場所にアップデートしました。昼休みの1時間だけの利用が多かった社員食堂も、1日中社員が集まりたい場所に生まれ変わりました。

社員からは「さまざまなことができて嬉しい」という感想や「積極的に集まろう」という声もあり、セミナーやチーム活動の際の会話も弾むようになったといいます。従業員エンゲージメント向上につながるでしょう。

従業員エンゲージメントを向上させることは、人材の流動化やハイブリッドワークによる社内コミュニケーションの希薄化などを背景に重要性が高まっています。社内の定着率向上や離職率低下、優秀な人材獲得、生産性向上などを目指して、従業員エンゲージメント向上施策に取り組みましょう。

オフィス環境からアプローチする際には、ぜひリコージャパンにご相談ください。

リコージャパンでは多様化する経営環境に合わせ、デジタルサービスとワークプレイスを組み合わせた「RICOH Smart Huddle」のコンセプトのもと、働き方のリニューアルをサポートし、お客様をご支援いたします。

“新しい働き方”をお客様と一緒に考えながら、オフィス移転やリニューアルを、計画から理想の働き方が実行されるまで、ワンストップでご支援いたします。

また、オフィス環境の見直しについてもご支援可能です。弊社の実践事例もご紹介できますので、「RICOH Smart Huddle」の詳細は、以下よりご覧ください。