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オフィス移転にかかる費用はどのくらい？ ～勘定科目やコスト削減のポイントまでご紹介～
近年、リモートワークの緩和や多様な働き方への対応で、オフィス移転を検討されている企業が増えてきていると感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで、まず知りたいのがオフィス移転にかかる費用ではないでしょうか。
もちろんオフィスの規模や従業員数、レイアウト、その他の要素によって大きく異なりますが、数千万円、場合によっては1億円に及ぶことも少なくありません。
そこで本コラムでは、具体的な費用相場や勘定科目、見積もりで失敗しないポイント、オフィス移転費用を削減するポイント、費用対効果を高めるオフィス移転の考え方、オフィス移転で使える補助金・助成金について詳しく解説していきます。
オフィス移転にかかる費用相場
オフィス移転にかかる費用は数百万円、それ以上とも言われていますが、具体的な金額はオフィスの規模や従業員数、レイアウト、その他状況によって大きく異なります。
例えば、オフィスが高層ビルの上層階に位置している場合、エレベーターの使用や階層ごとの運搬方法により費用が増加することがあります。また、オフィス機器や家具の量が多いと、その分だけ運搬費用も上がります。特に、精密機器の輸送には専門的な取り扱いが必要となり、追加の費用が発生することも少なくありません。
さらに、オフィスの内装やレイアウト変更に伴う工事費用も考慮する必要があります。新しいオフィスに適したレイアウトにするための設計費や、電気工事、通信設備の設置などこれらの要素が重なることで、総額が数千万円、場合によっては1億円に達することも珍しくありません。
オフィス移転費用を抑えるためには、まずは費用の内訳を詳細に把握し、移転前にしっかりと計画を立て、不必要な費用を削減する方法を検討しましょう。例えば、不要な家具や機器を処分する、移転先のオフィスで使えるものは再利用するなどの工夫が考えられます。
オフィス移転費用の目安
改装・内装工事費用 10万円～50万円/坪
家具・什器購入費用 15万円～40万円/人
引越・運搬費用 3万円～5万円/人
原状回復工事費用 5万円～12万円/坪
※料金は目安となります。規模・条件により異なります。
オフィス移転にかかる費用の勘定科目
次に、オフィス移転にかかる費用の勘定科目をそれぞれ解説していきます。
1.現オフィスの原状回復費用
現オフィスの原状回復費用は、賃貸契約に基づき、オフィスを元の状態に戻すための工事費用が必要です。これには、壁の修復、床の清掃、設備の撤去などが含まれます。原状回復費用は、オフィスの規模や状態によって異なりますが、一般的には坪単価5万円から12万円程度が相場とされています。
2.オフィスの敷金・礼金・仲介手数料など契約費用
新オフィスの契約に際しては、以下のような費用が発生します。
敷金（賃貸契約終了時に返還される保証金）：賃料6～12ヶ月分程度
礼金（物件オーナーへの謝礼金）：賃料1～3ヶ月分程度
仲介手数料（不動産仲介業者への手数料）：賃料1ヶ月分程度
保証委託料（賃貸契約の保証として加入した場合）：賃料1ヶ月分程度
火災保険料（オフィスの火災や災害に備えるための保険）：2年契約で3～7万円程度
注意点として保証委託料の発生は物件によって変わってきます。敷金が、賃料の3ヶ月分の代わりに保険会社へ加入することが条件となっていたり、そもそも加入が必須であったりするため、注意が必要です。
また、仲介手数料も無料にしている仲介会社もあります。
3.プロジェクトマネジメント依頼費用
オフィス移転プロジェクトの全体を管理するために、専門のプロジェクトマネジメント会社に依頼することがあります。これには、移転計画の策定、スケジュール管理、各種業者との調整などが含まれます。プロジェクトマネジメント依頼費用は、プロジェクトの規模や複雑さに応じて異なりますが、一般的には数十万円から数百万円に及びます。
4.新オフィスの内装工事費用
新オフィスの内装工事には、壁のペイント、床材の設置、照明や配線の工事などが含まれます。
内装工事：坪単価20～50万円
設備工事：坪単価5～20万円
内装工事費用は、オフィスのデザインや仕様によって大きく異なりますが、数百万円から数千万円に達することがあります。
5.新オフィスの新しい家具・什器費用
新オフィスに必要な家具の購入費用も考慮する必要があります。
デスクやチェア、収納家具など、オフィスの規模やデザインに応じて費用が変動しますが、従業員1人あたり15万円から40万円が相場となります。
6.新オフィス引越し・運搬費用
オフィスの引越しには、専門の引越し業者を利用することが一般的です。引越し費用は、移転距離や荷物の量によって異なりますが、従業員1人あたり3万円から5万円が目安です。
見積もりで失敗しないためのポイント
オフィス移転は高額なプロジェクトとなるため、各種見積もり一つ一つを慎重に確認し、無駄なコストをかけないようにすること、交渉を取り入れることなどを意識しましょう。
見積書の入念なチェック
業者と関わる際には、必ず見積書を提出してもらいましょう。そして見積書の内容にどのようなサービスが含まれているか入念にチェックすることが大切です。無駄な費用が加算されていないか、誤りはないか一つ一つ確認しましょう。
複数の業者への相見積もり
業者決定は複数の業者に見積書を出してもらった後でもかまいません。相見積もりを取り、内訳を比較しましょう。安いからといって良いわけではありません。費用の内訳やサービス、対応面も含めて検討しましょう。
できる限り依頼する業者は少なめにする
オフィス移転費用をできるだけ抑えるには、依頼する業者を少なくするのがポイントです。特に工事業者を複数社に依頼してしまうとコストが増大しがちです。まとめて一括でお願いしたほうが安く済むケースが多いので、意識してみてください。
オフィス移転費用を削減するポイント
続いて、オフィス移転費用を削減するポイントをご紹介していきます。
家具や備品の継続利用
新しいオフィスに移転する際、既存の家具や備品をできる限り継続利用することが費用削減には重要です。新たに購入する場合、コストが大幅に増加するため、現在のオフィスで使用しているものを再利用することで、初期費用を抑えることが可能です。特にデスクや椅子、キャビネットなどの大型家具は、再利用できるものが多くあります。
その際、家具や備品の再利用も踏まえた上での、レイアウト組みが重要でしょう。
居抜き物件やセットアップオフィスの検討
居抜き物件やセットアップオフィスを選択することで、内装工事や設備設置の費用を大幅に削減できます。居抜き物件は前のテナントが使用していた設備や内装をそのまま利用できるため、初期投資が少なく済みます。また、セットアップオフィスは必要な設備がすでに整っているため、移転後すぐに業務を開始できる利点があります。
ただ、セットアップオフィスの場合、賃料や敷金が相場よりも高くなる傾向があるため、予算や契約期間とのバランスを検討することが求められます。
ICTテクノロジーやITサービスの活用
クラウドサービスやリモートワークツールを活用することで、物理的なオフィススペースを最小限に抑えることができます。例えば、クラウドストレージを利用することで紙の書類を減らし、物理的な保管スペースを削減できるため、限られたオフィス内を有効活用できます。また、リモートワークを推進することで、オフィスの面積を縮小し、賃貸費用を抑えることもできるでしょう。
運用開始までのスケジュール策定
移転プロジェクトのスケジュールをしっかりと策定し、無駄なコストを発生させないようにすることも重要です。計画的に進行することで、急な追加費用や工事の遅延によるコスト増を防ぐことができます。特に、移転先のオフィスの準備が整うまでの期間を見越して、現オフィスの賃貸契約を調整することが重要です。
物件オーナーとの契約費用の交渉（フリーレントや敷金・坪単価）
物件オーナーとの交渉も、オフィス移転費用を削減する大きなポイントです。フリーレント期間を設けてもらうことで、初期の賃料を節約できます。また、敷金や坪単価についても交渉することで、少なくなるケースもあり、総費用を抑えることが可能です。ポイントとして、長期契約を前提に交渉することで、より有利な条件を引き出すことができます。
費用対効果を高めるオフィス移転の考え方
オフィス移転は、単なる引っ越しではありません。ビジネス課題や目標に基づく、戦略的な活動として行うのが一般的です。そのため、費用対効果を考えたオフィス移転を進めることをおすすめします。
費用対効果を考えたオフィス移転のポイントは、プロジェクトマネジメントを行う会社に依頼することにあります。
オフィス移転の専門家がプロジェクトマネジメントを引き受け、ビジネス課題解決を目的としたオフィス移転を一貫して任せられる会社もあります。コンサルティングを含めた、デザイン・設計から家具・什器・ITツールの選定導入、工事、アフターフォローまで一括して行ってくれる場合、トータルコストが削減できる可能性があります。何よりオフィス移転の本来のビジネス目標を確実に達成できる点で、メリットが大きいといえるでしょう。
オフィス移転で使える補助金・助成金
オフィス移転の費用をできるだけ抑えたいと考える場合の、使える可能性のある一手として国からの補助金や助成金があります。条件に合うかどうかの確認や審査通過の必要はありますが、利用できる場合は大きな助けとなるでしょう。
オフィス移転では、主に次の補助金・助成金が利用できることがあります。
IT導入補助金
中小企業や小規模事業者などの生産性向上を目的として、ITツールの導入を支援するものです。移転後のオフィスに新たなITツールやサービスを導入する際には活用できる可能性があります。
小規模事業者持続化補助金
小規模事業者が持続可能な経営計画に基づき、地道な販路開拓や業務効率化などの取り組みを支援するため、経費の一部を補助する制度です。機械装置や機器設備のレンタル料、店舗改装の外注費などが対象となるため、オフィス移転に関係する費用の補助が受けられる可能性があります。
ものづくり補助金
中小企業や小規模事業者などが、働き方改革や賃上げなどの各種制度に対応するべく、革新的サービス開発、試作品開発、生産プロセス改善を行うための設備投資などを支援するものです。オフィス移転が生産性向上を目的としたものであれば、申請が可能とされています。
事業承継・引継ぎ補助金
事業承継のための取り組みや事業再編・統合に伴う経営資源の引継ぎを行う中小企業に向けた補助金です。オフィス移転が事業承継に関わる場合は費用の補助を受けられることもあります。
事業再構築補助金
新市場進出、事業・業種変換、事業再編などの事業再構築に取り組む中小企業を対象とした補助金です。事業再構築にかかる新しいオフィスへ移転する際などに利用できる可能性があります。
まとめ
本コラムでは、オフィス移転にかかる費用の詳細と費用を削減するポイントなどについて、ご紹介しました。
オフィス移転は大きなコストがかかる一方で、計画的に進めることで費用を抑えることも可能です。また、多岐にわたるタスクと専門知識が求められる複雑なプロジェクトのためまずは、プロジェクトマネジメントができる会社やプロジェクトマネジメント業務を代行してもらえる会社を選定し、費用の内訳やスケジュールの詳細を打ち合わせることをお勧めします。
リコージャパンでは多様化する経営環境に合わせ、デジタルサービスとワークプレイスを組み合わせた「RICOH Smart Huddle」のコンセプトのもと、働き方のリニューアルをサポートし、お客様のご支援をいたします。
”新しい働き方”をお客様と一緒に考えながら、オフィス移転やリニューアルを、計画から理想の働き方が実行されるまで、プロジェクトマネジメントの業務も含めワンストップでご支援いたします。
オフィス移転の検討やプロジェクトマネジメント会社を選定されている際は、ぜひ、お気軽にご相談いただけますと幸いです。
「RICOH Smart Huddle」の詳細は、以下よりご覧ください。
監修者 わたなべ
2005年リコーグループに入社。
15年間、建築設計事務所で意匠設計および設計監理に従事。
美しさと機能性を両立する空間づくりを目指し、企画から監理まで一貫して携わる。
戦略担当として、人財戦略にも取り組んでいる。
