オフィス移転にかかる費用はどのくらい？ ～勘定科目やコスト削減のポイントまでご紹介～

オフィス移転にかかる費用は数十万円からそれ以上とも言われていますが、具体的な金額はオフィスの規模や従業員数、レイアウト、その他状況によって大きく異なります。

例えば、オフィスが高層ビルの上層階に位置している場合、エレベーターの使用や階層ごとの運搬方法により費用が増加することがあります。また、オフィス機器や家具の量が多いと、その分だけ運搬費用も上がります。特に、精密機器の輸送には専門的な取り扱いが必要となり、追加の費用が発生することも少なくありません。

さらに、オフィスの内装やレイアウト変更に伴う工事費用も考慮する必要があります。新しいオフィスに適したレイアウトにするための設計費や、電気工事、通信設備の設置などこれらの要素が重なることで、総額が数千万円、場合によっては1億円に達することも珍しくありません。

オフィス移転費用を抑えるためには、まずは費用の内訳を詳細に把握し、移転前にしっかりと計画を立て、不必要な費用を削減する方法を検討しましょう。例えば、不要な家具や機器を処分する、移転先のオフィスで使えるものは再利用するなどの工夫が考えられます。

次に、オフィス移転にかかる費用の勘定科目をそれぞれ解説していきます。

現オフィスの原状回復費用は、賃貸契約に基づき、オフィスを元の状態に戻すための工事費用が必要です。これには、壁の修復、床の清掃、設備の撤去などが含まれます。原状回復費用は、オフィスの規模や状態によって異なりますが、一般的には坪単価5万円から12万円程度が相場とされています。

新オフィスの契約に際しては、以下のような費用が発生します。

敷金（賃貸契約終了時に返還される保証金）：賃料6～12ヶ月分程度

礼金（物件オーナーへの謝礼金）：賃料1～3ヶ月分程度

仲介手数料（不動産仲介業者への手数料）：賃料1ヶ月分程度

保証委託料（賃貸契約の保証として加入した場合）：賃料1ヶ月分程度

火災保険料（オフィスの火災や災害に備えるための保険）：2年契約で3～7万円程度

注意点として保証委託料の発生は物件によって変わってきます。敷金が、賃料の3ヶ月分の代わりに保険会社へ加入することが条件となっていたり、そもそも加入が必須であったりするため、注意が必要です。
また、仲介手数料も無料にしている仲介会社もあります。

オフィス移転プロジェクトの全体を管理するために、専門のプロジェクトマネジメント会社に依頼することがあります。これには、移転計画の策定、スケジュール管理、各種業者との調整などが含まれます。プロジェクトマネジメント依頼費用は、プロジェクトの規模や複雑さに応じて異なりますが、一般的には数十万円から数百万円に及びます。

新オフィスの内装工事には、壁のペイント、床材の設置、照明や配線の工事などが含まれます。

内装工事：坪単価20～50万円

設備工事：坪単価5～20万円

内装工事費用は、オフィスのデザインや仕様によって大きく異なりますが、数百万円から数千万円に達することがあります。

新オフィスに必要な家具の購入費用も考慮する必要があります。
デスクやチェア、収納家具など、オフィスの規模やデザインに応じて費用が変動しますが従業員1人あたり、15万円から40万円が相場となります。

オフィスの引越しには、専門の引越し業者を利用することが一般的です。引越し費用は、移転距離や荷物の量によって異なりますが、従業員1人あたり3万円から5万円が目安です。

最後に、オフィス移転費用を削減するポイントをご紹介していきます。

新しいオフィスに移転する際、既存の家具や備品をできる限り継続利用することが費用削減には重要です。新たに購入する場合、コストが大幅に増加するため、現在のオフィスで使用しているものを再利用することで、初期費用を抑えることが可能です。特にデスクや椅子、キャビネットなどの大型家具は、再利用できるものが多くあります。
その際、家具や備品の再利用も踏まえた上での、レイアウト組みが重要でしょう。

居抜き物件やセットアップオフィスを選択することで、内装工事や設備設置の費用を大幅に削減できます。居抜き物件は前のテナントが使用していた設備や内装をそのまま利用できるため、初期投資が少なく済みます。また、セットアップオフィスは必要な設備がすでに整っているため、移転後すぐに業務を開始できる利点があります。
ただ、セットアップオフィスの場合、賃料や敷金が相場よりも高くなる傾向があるため、予算や契約期間とのバランスを検討することが求められます。

クラウドサービスやリモートワークツールを活用することで、物理的なオフィススペースを最小限に抑えることができます。例えば、クラウドストレージを利用することで紙の書類を減らし、物理的な保管スペースを削減できるため、限られたオフィス内を有効活用できます。また、リモートワークを推進することで、オフィスの面積を縮小し、賃貸費用を抑えることもできるでしょう。

移転プロジェクトのスケジュールをしっかりと策定し、無駄なコストを発生させないようにすることも重要です。計画的に進行することで、急な追加費用や工事の遅延によるコスト増を防ぐことができます。特に、移転先のオフィスの準備が整うまでの期間を見越して、現オフィスの賃貸契約を調整することが重要です。

物件オーナーとの交渉も、オフィス移転費用を削減する大きなポイントです。フリーレント期間を設けてもらうことで、初期の賃料を節約できます。また、敷金や坪単価についても交渉することで、少なくなるケースもあり、総費用を抑えることが可能です。ポイントとして、長期契約を前提に交渉することで、より有利な条件を引き出すことができます。