オフィス回帰が進む！新たな課題とは？働き方のアップデートに伴う新しいオフィスの作り方

オフィス回帰後には、完全にオフィス出社に戻した企業もあれば、リモートワークを継続し、出社とリモートワークを併用するハイブリッドワークを採用する企業もあります。オフィス回帰の流れの中、多様な働き方はいまだに残っており、これからも進んでいくものと考えられます。

このように、オフィス回帰と新しい働き方の定着は同時進行で進んでいることが分かります。

OJTによる人材育成の促進
実際の業務で知識やスキルを伝えるOJT（On the Job Training）は、リモートワークとの親和性が低いことが課題でした。オフィス回帰により若手や後輩のOJTによる育成を進めやすくなります。

オフィス運営の固定費の増加
リモートワークが浸透したことで、オフィススペースが使われなくなり、オフィスを縮小する企業も増えました。一方、オフィス回帰により従来のようなスペースを確保する必要性が生じ、賃料や光熱費などの固定費は増加する傾向があります。

オフィス環境の見直しの必要性
オフィス回帰で完全に出社スタイルへ戻った企業は限定的であり、むしろリモートワークと出社の併用など、新たな働き方がスタートした企業のほうが増えたのではないでしょうか。その結果、従来とは異なるオフィス環境を検討する必要性が出てきています。

従業員満足度の低下
毎日の出社からリモートワークへ切り替わった際、通勤ストレスから解放された従業員にとって、オフィス回帰はそのストレスに再度直面することになります。その結果、従業員満足度が低下する恐れがあります。

生産性向上
オフィス回帰によってリモートワークでは非効率だったチームワーキングや情報伝達が効率化することで、生産性向上につながります。また社内メンバーと顔を突き合わせて仕事ができることでモチベーションにも良い影響があると考えられます。

社内コミュニケーションの機会増加
オフィス回帰により、リモートワークで極端に減少していた社内コミュニケーションの機会が増え、業務効率が向上します。ちょっとした雑談の機会も生まれ、アイデア創出にもつながるでしょう。

オンオフの切り替えが容易
在宅勤務の場合、オンオフの切り替えがむずかしく、一人で集中して作業を行うことに苦労していた場合には、オフィス回帰により楽に仕事ができるようになります。

出社ストレス
先述の通り、リモートワークで通勤ストレスから解放されていた場合、オフィス回帰により再びストレスを感じることになります。また、リモートワークで個人個人が仕事をするスタイルに慣れることで、出社すると集中しづらくなる、人間関係にストレスを感じるなどの新たな問題が生じることもあります。

ワークライフバランスの低下
リモートワーク時は子育てや介護との仕事の両立を実現できていたところ、オフィス回帰により、再びワークライフバランスが保てなくなる懸念が生まれています。

従業員の働き方が大きく変化する中、生産力を保つにはモチベーション維持やストレスケアが欠かせません。何か従業員をサポートする制度の導入などを検討する必要があるかもしれません。

オフィス環境が変化する中、フリーアドレスなどで従来よりもオープンな環境で仕事をする機会が増えました。その結果、「視線が気になり集中しづらい」「雑音が気になる」などの課題も生じています。

Web会議を快適に行えるシステムやモニター、カメラ、マイクなどの最新設備の導入が求められています。またすぐにWeb会議を始められる点もニーズが高くなっています。

カメラで空席や混雑状況をチェックでき、座席や働きやすい場所を柔軟に選ぶことができます。スマートフォンから座席予約も可能。在席場所の可視化で、メンバーへ声かけしやすくなれば、業務効率も上がります。

必要なときだけ主要メンバーですぐに短時間で行うハドルミーティングが増える昨今、柔軟にさまざまなミーティングが行えるスペースがあるオフィスは理想的です。

一人だけリモート参加の会議や打ち合わせ時も、情報格差を解消。リモート先から360°カメラで会議室を見渡すことができます。

可動式の縦型ディスプレイにリモート参加者を投影すれば、疑似的にその場にいるかのような演出も可能です。

ウェビナー開催が増えてきた今、オフィスにウェビナーを配信できるプレゼンルームを作るご提案をしています。

オフィスだからこそ、高さや面積を活かした没入感のあるプレゼンテーションスタジオ*を実現できます。ハイエンドプロジェクターを連結利用し、音や空間演出で没入感を演出することも可能です。

リモートワークの浸透により、対面でのコミュニケーションが減少する中、オフィスにはコミュニケーションを促進させるための工夫が凝らされています。

例えばオフィスにしつらえるカフェスペースはその代表。カウンターに業務スペースを置き、業務中の人と印刷しに来た人とのコミュニケーションの機会を創出するCopy Bar（コピーバー）をご提案しています。

魅せる給湯でにぎわいをサポートする立ち寄りやすいオープンキッチンに、福利厚生の軽飲食の常備、デジタルサイネージでの社内報掲示など、「人、モノ、情報」との偶発的な出会いを自然に生み出します。

リコージャパンのワークスタイル変革へのチャレンジをお客様にご体感いただく空間である、LiveOffice「ViCreA（ヴィクレア）」の神奈川支社「ViCreA みなとみらい」では執務室エリアの大規模リニューアルを行いました。

ABW（Activity Based Working）*を導入し、最新のツール・インフラ整備により、固定された席に縛られず、作業内容やニーズに合わせて効率的で自由度の高い快適な働き方を選択できるようにしました。

リニューアル後に社員へ行ったアンケート調査結果では、働きがいを感じられている社員は全体の68％となり、仕事へのモチベーションアップや会社ビジョン・自身の役割の理解度向上につながっていることがわかりました。

またリニューアル後のオフィスを友人へ紹介したいと考える社員は全体の70％に上り、会社への誇りや一体感等の帰属意識向上につながっています。

360°カメラとマイク、スピーカーが一体化したWeb会議用のマイクスピーカーなら、リモートミーティングを効率化します。

「RICOH Meeting 360」なら、クリアな映像＆音声で会議の質を高めながら、自動で発言者をクローズアップするなど会議を演出します。PCとUSBケーブルで接続し、ZoomやMicrosoft TeamsなどのWeb会議システムから本機を指定すればすぐに、会議をスタートできます。

PC内資料の表示や手書きができるタッチモニターを備えるインタラクティブホワイトボード（電子黒板）は、チームのコラボレーションを効率化します。

社内掲示はすべてデジタルサイネージに集約し、画像や映像も含めたインパクトのある情報発信を行えば、社内の情報共有も容易に行えます。Webブラウザで遠隔からもコンテンツ配信・管理が可能で、紙掲示に比べて運用負担も削減できます。

オフィスでのWeb会議の音声や会話、PC音などの音問題は、プライバシーやセキュリティ配慮や作業集中、リラックスなどさまざまな観点から対策が求められています。

そのような中、導入が進んでいるのがサウンドマスキングです。会話の内容を他の人が聞き取れないようにするホワイトノイズを利用して音を隠す技術です。会議室や社長室などの防音対策に最適です。

AI（画像認識）による顔認証の高セキュリティ性を備える入退室システムは、新しいワークスタイルと合わせて近年、導入が進んでいます。

勤怠管理はもちろん、オフィスの稼働状況、混雑度合い、勤怠状況、勤務時の表情、測温による健康管理など、さまざまな分析が可能です。受付システムとの連携により、エントランスのスマート化も実現します。

オフィス回帰が進む現状や新しい働き方とオフィス像などをご紹介しました。オフィスの位置付けや役割が変化する中、ビジネス目標に即したコンセプト作りからデザイン・設計まで、新たなオフィス作りを目指し、生産性向上と従業員のモチベーションアップを目指してみませんか。

リコージャパンでは多様化する経営環境に合わせ、デジタルサービスとワークプレイスを組み合わせた「RICOH Smart Huddle」のコンセプトのもと、働き方のリニューアルをサポートし、お客様のご支援をいたします。

オフィス回帰後の”新しい働き方”をお客様と一緒に考えながら、オフィス移転やリニューアルを、計画から理想の働き方が実行されるまで、プロジェクトマネジメントの業務も含めワンストップでご支援いたします。

また、部分的なリノベーションやデザイン・設計、什器やICT機器の選定など、ピンポイントでのご対応も可能ですので、お気軽にご相談ください。

弊社の実践事例のご紹介も可能です。「RICOH Smart Huddle」の詳細は、以下よりご覧ください。