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請求書はデータ化がカギ!OCRサービスが効率化につながる理由

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この記事では企業の経理やバックオフィス担当者向けに、請求書のデータ化で具体的にどのようなことができるのか、メリットがあるのかを紹介します。請求書をデータ化すれば業務効率が大幅に向上しますので、サービス導入の検討に役立ててください。

請求書のデータ化はどのように行われる?

請求書のデータ化は、どのような手順で行われるのでしょうか?毎月取引先から送られてくる大量の紙の請求書をすべて手入力でデータ化する…そんな手順を想像する人もいるかもしれません。もちろんそれでも不可能ではありませんが、もっとスマートかつ効率的にデータ化する方法もあります。

請求書のデータ化に役立つサービスは数多くありますが、大きく分けてどのようなタイプがあるか概要をチェックしていきましょう。

AI-OCR、もしくはオペレーターがデータ入力

最もオーソドックスなのが、AI-OCRやオペレーターがデータ入力するタイプのサービスです。AI-OCRとは、従来のOCR(光学文字認識)にAI(人工知能)によるディープラーニングを組み合わせた最先端の技術を指します。

AIでない通常のOCRでは、あらかじめ登録したフォーマット以外は読み取れません。AI-OCRであればフリーフォーマットの文書も認識できるため、より高度なレベルで自動読み取りが可能な点が特徴です。

AI-OCRの識字率はかなり高いため、目視による再確認がほとんど必要ありません。むしろ人間が入力すると一定の割合で発生する入力ミスなどがなくなり、データの精度は高くなるといえます。

AI-OCRでない従来型のサービスではオペレーターが目視で入力するものがありますが、手間がかかるため割合としてはそれほど多くありません。

ほとんどのサービスでは「AI-OCRでデータ化したものをオペレーターが確認し修正する」という手順を取っているようです。

社内でデータ化するのも不可能ではない

AI-OCRを活用したデータ化は基本的に外部サービスを利用することになるため、コストがかかります。「まずは社内で対応できる範囲でデータ化に取り組みたい」という企業もあるでしょう。

請求書をスキャンし、入力フォーマットを作って目視で入力する時間が取れればそれも可能です。ただし、後でも説明しますが電子帳簿保存法ではデータの形式や保存が必要な項目など細かなルールがあり、完全な形でデータを作るのは意外と大変です。

「実際に始めてみると思うようにいかなかった」ということもありますので、はじめから内製化にこだわりすぎない方が得策でしょう。

スキャンは自社でやる、紙ごとデータ化依頼などタイプは様々

請求書データ化サービスには、スキャンは自社で行いデータを送信するタイプや、紙の請求書を送付してスキャンから行ってもらうタイプなど様々な方法があります。サービスによっては請求書の受け取りから代行してくれるものも出てきていますので、コストと手間のバランスを考えながら自社に合ったものを選ぶとよいでしょう。

「紙ごと預けてしまうとデータ化されるまでの間、書類が確認できない」と不安になるかもしれませんが、単純なAI-OCRなら数時間、人の目によるチェックを行っても数営業日で登録完了するサービスがほとんどです。AI-OCRの登場により、登録スピードを気にする必要もほとんどなくなってきています。

取引先と全てデータでやりとりする方法も

取引先に依頼して、請求内容をこちらが指定したシステムに直接入力してもらう方法もあります。取引先にとってまったく新しいやり方であれば依頼するのに気がひけるかもしれませんが、同じシステムをすでに導入している取引先であれば依頼のハードルが低くなります。実現すれば業務が一気に効率化されますので、検討してみてもよいでしょう。

データ保管で注意すべき5つのポイント

請求書をデータ保管するには、あらかじめ知っておくべき注意点があります。紙を処分した後に間違いに気付いても対応できない場合が考えられますので、データ保管方法を検討する際にはここで紹介する5つのポイントを忘れずにチェックするようにしましょう。特に、外部サービスを利用せずに社内でデータ化を考えている場合は注意深く対応する必要があります。

1. 法改正により要件緩和。ただし厳罰化されたことに注意

改正前の電子帳簿保存法では、国税関係書類(請求書など)のデータ保管には事前に税務署長の承認が必要でした。事前承認がハードルとなりデータ化が進まないという状況を受け、2022年1月の法改正では事前承認が不要になったというのが大きな変化です。

その他にも請求書保存サービス上のタイムスタンプ機能や検索機能に関する要件の緩和が行われ、これまで以上に請求書のデータ化に取り組みやすい環境が整えられました。

ただし電子帳簿保存法に違反した場合の罰則規定は、これまで以上に厳しくなっています。きちんとルールを守った運用を心がけましょう。法令違反が心配であれば、電子帳簿保存法の改正に対応した請求書データ化サービスを利用するのが安心です。

2. 改ざん防止策がなされていること

データ化した請求書は、何も対策がないと容易に改ざんができてしまいます。そのため電子帳簿保存法では改ざん防止策としてタイムスタンプ(請求書をいつ作成したか、またいつ受領したか分かる記録)が必須でした。ただし、2022年施行の法改正により「訂正や削除を行った場合に履歴を確認できる、もしくは訂正や削除自体ができないクラウドサービス」を利用する場合タイムスタンプは不要と変更されています。

要件を満たしたクラウドサービスを利用しない場合は引き続きタイムスタンプを押す必要がありますので、社内でデータ化を行っている場合は注意してください。

3. 必要な情報を検索できる可視性が確保されていること

税務調査が行われた際にデータを探しやすくするため、日付・金額・取引先などの条件で検索できるようにされている必要があります(法改正前は日付や金額の範囲指定検索などの条件がありましたが撤廃されました)。また国税関係書類の帳簿と紐づけが行われていること、システム関係書類が準備されていることなどの条件を満たしていなければなりません。

4. 解像度が一定以上であること

請求書を画像データで保存する場合、あまりに解像度が低いと読み取りに支障が発生します。電子帳簿保存法では解像度200dpi以上、カラー画像(RGB256階調以上)であることが求められます。スキャナの解像度が低い、白黒しか対応していないなどの場合は対応できるスキャナを準備するか、スキャンも代行してくれるデータ化サービスを選びましょう。

5. 7年間保存すること

請求書などの日々の取引に関係する書類は、7年間(欠損金がある事業年度は10年)の保存が義務付けられています。ただし請求書をデータ化していれば、紙で保存する場合のように保管場所が問題になることはありません。クラウド上で故意にデータを削除するようなことがなければ、特段問題となることはないでしょう。

なお紙媒体でもデータでも、請求書の保存期間が7年間なのは一緒です。

データ化サービスなら簡単に要件を満たせる

5つの注意点を解説しましたが、請求書データ化のクラウドサービスを利用すればこれらの注意点は意識せずにカバーできるようになっています。これから請求書データ化サービスを考えるなら、2022年施行の法改正にも完全対応したクラウドサービス「RICOH Cloud OCR for 請求書」「RICOH Trade Automation」の導入を検討してはいかがでしょうか。

請求書データ化におすすめのソリューション

請求書のデータ化は、使いやすく信頼できるソリューションを選ぶことが成功の秘訣です。取引先から紙やPDFで受け取った請求書をOCRでデジタル化するなら、RICOH Cloud OCR for 請求書をぜひご検討ください。無料でダウンロードできる導入検討ガイドには、RICOH Cloud OCR for 請求書のメリットや機能概要、活用例、システム概要がすべて集約されています。

<資料ダウンロード>RICOH Cloud OCR for 請求書 導入検討ガイド

また、注文書の発行や請求書の受取など、取引先とのやり取りを全てデジタル化するならRICOH Trade Automationがおすすめです。やり取りのデジタル化で経理部門の業務負担を大幅に軽減できるでしょう。ぜひサービス紹介資料をダウンロードしてご覧ください。

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