請求書はデータ化がカギ！OCRサービスが効率化につながる理由

請求書の保管は、所定の条件を満たせばデータだけでもまったく問題ありません。そうはいっても、今まで紙で保管していたものを完全データ化してよいのか心配に思う人も多いでしょう。

請求書のデータ保管が認められるようになった背景を理解するために、まずはその法的根拠を見ていきたいと思います。請求書のデータ保管に関係する法律には「e-文書法」と「電子帳簿保存法」という2つの法律が関係しています。

e-文書法、電子帳簿保存法でデータだけの保管が認められている

平成17年に施行されたe-文書法では、これまで紙媒体で保存が義務付けられていた書類の一部が電子データで保存できるようになりました。従来は法令に定められた年数分の書類をプリントアウトやファイリングして保存する必要がありましたが、電子化が認められたことで省スペース、省資源、検索性の向上など様々なメリットが得られるようになりました。

e-文書法と並んでよく名前が登場する法令として「電子帳簿保存法」がありますが、こちらは国税関係書類の電子的取り扱いについて定めたものです。e-文書法は国税関係書類以外の書類にも電子化を認めているので、直接納税に関係ない書類でもデータでの保管が可能とされています。

請求書だけでなく領収書・納品書・見積書などもデータ保管が可能ですので、これらをすべてデータ化すれば大幅な業務効率化が可能です。

請求書のデータ化には、業務効率化につながる多くのメリットがあります。書類を保存するスペースの削減や業務工数の削減は想像しやすいと思いますが、それ以外にも紙の削減といった副次的なメリットも得られるのが請求書データ化の特徴です。データ化すればテレワークへの対応も容易になりますので、まさに時代に合った業務効率化だといえます。具体的なメリットについて、掘り下げて見ていきましょう。

ファイリングなどの物理的な事務がなくなり、省スペースになる

請求書は受け取り側も発行側も保存が必要な書類です。毎月発行される双方の書類を印刷し、ファイリングして法律で定められた保存期間取っておくのはそれなりのスペースを必要とするでしょう。またデータを印刷し綴り込むだけでも、量がかさめば相当の作業負担になります。

請求書をデータ化すれば、無駄な場所や手間の非効率を一気に解決できます。

定型フォーマットになり業務工数が削減できる

請求書のフォーマットは法律で決まっているわけではないので、取引先によって様式はさまざまです。AI-OCRなどのサービスを使えば請求書を一律のフォーマットに落とし込めるので、請求内容の確認がしやすくなります。

また、膨大な紙の書類から必要なデータを探し出すのは大変です。定型フォーマットにデータ化すれば簡単に検索できるようになるので、後で書類を確認したい時にも大幅な時間短縮になります。

会計ソフトと連携しやすくなる

サービスによっては、データ化した内容を会計ソフトに自動連携させてくれるものもあります。会計ソフトとの連携にあたってはCSVデータをダウンロードして会計ソフトに流し込むやり方が一般的ですが、API（ソフトウェアやプログラム同士をつなぐインターフェース）を利用してダイレクトにデータ送信してくれるものもあります。

会計ソフトと連携すれば、請求書から自動的に仕訳データを作成し取り込むことまで可能になります。

紙が削減でき、環境対策になる

近年では請求書を電子データ（PDFなど）で受領する機会も多くなりました。紙媒体で保存する場合はデータをプリントアウトする必要があるので紙を消費しますが、データ保存にすればそもそも印刷する必要がありません。紙が削減できて、環境対策にも寄与できるでしょう。

企業にも環境保護への取り組みが求められるようになってきていますので、副次的なものではありますがメリットとして考えてもよいのではないでしょうか。

2022年1月施行の電子帳簿保存法改正にも対応

請求書のデータ化について定めた改正電子帳簿保存法が、2022年1月に施行されました。これから請求書データ化サービスを選ぶなら、改正後の法律に準じた保存方法のサービスを選ぶことが必須です。

RICOHが提供する「RICOH 受領請求書サービス/RICOH 受領納品書サービス」、「RICOH Trade Automation」は、2022年施行の改正電子帳簿保存法にも対応しています。詳しい情報はこちらからご覧ください。

RICOH 受領請求書サービス

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初めて請求書のデータ化に取り組む企業では、紙に記載された内容がデータ化によって確認できなくなることを心配する声もあるのではないでしょうか。一般的な請求書データ化サービスでは、支払管理や会計ソフト計上に必要な項目はすべてデータ化が可能です。

具体的には発行者名、請求日、支払期限、支払先口座、請求金額、税区分ごとの金額の内訳などがデータ化される項目の基本的なものになります。

画像データも残るので間違いがあれば確認できる

データ化された請求書はほとんど間違いありませんが、まれに誤認識や入力ミスなどで肉眼での確認が必要になる場合もあります。そうした場合でも、スキャンした画像データが保存されているので後から目視で確認することが可能です。紙を廃棄してしまったとしても画像データでいつでも確認できるので、紙での保存に慣れ親しんだ人でも安心できるのではないでしょうか。