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社内情報共有の方法とウィズコロナ時代の社内情報共有

社内情報共有は、その会社に所属する社員たちが必要な情報を共有することです。テレワークが普及したことで、直接顔を合わせずに仕事をすることも多くなりましたが、そんな企業の多くでは、社員同士やチーム間でのコミュニケーションに課題を抱えています。

そこで今回は、ウィズコロナ、アフターコロナ時代をふまえた社内情報共有ツールにはどのようなものがあるか、そして、社内情報共有ツールとして注目を集めるデジタルサイネージの利用方法をご紹介します。

社内情報共有の主な方法

ウィズコロナ、アフターコロナの時代。コロナ対策として、同じ会社の人同士でも、別の場所で仕事をしたり、分散出社などをしたりすることが増えてきました。

このような中でも、効率的に社内情報共有をする主な方法を解説します。

画像:社内情報共有の主な方法

1. 社内一斉メール

社内情報共有の手軽な方法として、社内一斉メールを利用する方法があります。全社員向けや部署ごとにメーリングリストを作成しておき、その情報を共有したい対象にメール送信します。他のメールにまぎれて見落とされてしまったり、新しく入社した人は過去のメールを見ることができないといった点はあるものの、メールは普段の業務で使われているツールですので、情報を送る側も受け取る側も簡単に活用することができます。導入コストもほとんどの場合で無料になるでしょう。

2. 社内ポータルサイト

社内ポータルサイトとは、その企業の社員向けに作られたWEBサイトのことで、業務を行う上で必要な情報がまとめられています。社内での各種申請の方法から、会社で契約しているクラウドツールのリンク集、独自の営業ノウハウに至るまで、多岐にわたる情報を追加していくことで、円滑な情報共有と業務効率化を図ることができます。社内ポータルサイトにはさまざまな種類があり、チャットツールにポータル機能がついたものや、タスク管理ツールにポータル機能がついたもの、社内Wikiや社内SNS を主体としたものなどがあります。

3. オンライン会議ツール

zoomやMicrosoft Teams、Google Meetsといったオンライン会議ツールも社内情報共有の方法として一般的です。会議の開き方も、必要な時に随時実施したり、日時を決めて実施したりと、状況に応じて効率的に社内情報共有することができます。また、オンライン会議ツールの種類やプランによっては、会議を録画して、その動画ファイルを社内情報共有することも可能です。

4. デジタルサイネージ

社内情報共有の方法としては、上で挙げたものの他にも、掲示板、社内報の配布、朝礼など口頭での情報伝達も重要な手段です。

しかし、これらの手段では、情報の見落としや聞き漏らしが起きがちなことも確かです。
また、紙媒体の場合は、都度、配布や貼り替えといった手間が発生します。

そこで、最近では、こういった従来からある情報共有方法だけでなく、デジタルサイネージも活用する動きが増えてきているのです。以下に、詳しく紹介します。

デジタルサイネージを活用した社内情報共有

デジタルサイネージといえば、駅や店舗などで目にすることがあるでしょう。一方で、社内にデジタルサイネージを設置すれば、次のようなメリットが期待できます。

1. 非接触の情報発信が可能

ポスターの掲出や貼り替えの作業は、紙や壁、掲示板への接触が伴いますが、デジタルサイネージは、ディスプレイや配信端末を設置した後は、遠隔からコンテンツ更新が可能であるため、感染リスクを抑えることができます。

画像:非接触の情報発信が可能

2. PUSHで配信可能

デジタルサイネージは、情報の受け手側が情報を取りに行くPULL型ではなく、発信者側が届けたい情報を届けられるPUSH型メディアです。何気なく目にするオフィススペースで、社員に届けたい情報を届けられることから、オフィスで効果的に情報共有が可能です。

画像:PUSHで配信可能

3. BCP対策としての緊急情報発信も可能に

災害時、企業には、従業員に向けて緊急情報を発信したり、避難場所を案内する等のBCP(事業継続計画)が求められます。平時にはコミュニケーション手段として活用でき、災害発生時にはそのまま緊急情報を自動配信できるデジタルサイネージは、有効なBCP対策になります。

画像:BCP対策としての緊急情報発信も可能に

4. 感染症・コロナ対策情報の配信ツールとして

企業には従業員が安全・安心して健康に働くことができるよう配慮する義務がある旨が労働契約法に定められていますが、感染症対策であっても企業にはこの義務を果たすことが求められます。

デジタルサイネージを利用して、オフィスでの感染予防の行動を促すメッセージを掲示することで、従業員の感染予防の意識を高めることにつながります。

画像:感染症対策情報の配信ツールとして

リコーのデジタルサイネージソリューション

社内の情報共有手段としてデジタルサイネージに注目が集まる中、デジタルサイネージの導入から運用・サポートまでをワンストップで支援できるのがリコーの強みです。

マルチベンダーのリコーならではのディスプレイ提案やコンテンツ制作、運用サポートの他、厚生労働省が提供する新型コロナウイルス関連情報の無料配信や、災害情報の自動配信(有料オプション)など、コンテンツも充実してるため、社員を守るための重要な情報発信が可能となります。

まとめ

感染症拡大が懸念されるなか、迅速な社内情報共有は企業が社員を守るために行うべき最も重要なことの一つと言えるでしょう。リコーのデジタルサイネージは、その情報共有を有意義なものにします。導入をご検討の方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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