文書管理とワークフローの違いとは？連携方法や導入のポイントを解説

文書管理システムとワークフローシステムが連携されていないと、一方で処理した内容を、もう一方へ登録し直す作業が生じます。文書は保管されているが承認状況がわからない、承認は完了しているものの必要な文書が保管されていないといった問題が起こりがちです。両者を連携する必要性について具体的にみていきましょう。

文書管理システムの主な役割は、文書を一元的に保管し、必要なときに検索・活用できる状態にすることです。例えば、文書管理システムに請求書の取引先名や取引年月日などの情報を登録しておけば、後から目的の文書をすばやく見つけられます。

しかし、請求内容を誰が確認し、誰の承認を得て支払いに進むのかといった業務の流れを追うのは、文書管理システムだけでは不十分です。どこで処理が止まっているのかを把握し、承認者への確認や催促といった手間が生じます。

ワークフローシステムを利用すれば、申請内容や金額などに応じて承認経路を設定し、処理の進捗や承認履歴を管理できます。一方、申請・承認を中心としたシステムでは、承認後の文書を長期的に保管・活用する機能が十分でない場合があります。

もし請求書が申請ごとの添付ファイルとして保存されていると、取引先名や取引年月日から文書を横断的に探すのは困難です。承認後に文書を共有フォルダへ移し、ファイル名を変更する運用をしている企業もあります。このような運用では、申請・承認をデジタル化しても、文書を整理して保管する作業は残ってしまいます。

文書管理システムとワークフローシステムが分かれていると、同じ情報を何度も入力する作業が発生します。請求書処理であれば、取引先名や請求金額、支払期日などを申請時に入力し、承認後に別システムへ転記するといったケースです。二重入力は担当者の負担になるだけでなく、入力ミスを招く原因にもなります。

承認済みの文書を手作業で移動する運用では、保管漏れや保存先のばらつきも起こりやすくなるでしょう。後から内容を確認するときも、文書は文書管理システム、承認履歴はワークフローシステムと、別々に探さなければなりません。監査や問い合わせへの対応にも余計な時間がかかります。

文書のライフサイクルとは、文書の作成・受領から活用・保管・保存・廃棄までの一連の流れを指します。文書管理とワークフローを連携すれば、この流れの途中で発生する転記やファイル移動などの手間を減らすことが可能です。

例えば、受領した請求書をそのまま申請・承認の流れにのせ、承認後は所定の保存先へ自動的に保管するといったことができます。文書と承認履歴が紐づいていれば、誰がいつ確認・承認したのかも合わせて確認できます。

文書を保管する仕組みと、その文書を使って業務を進める仕組みをつなぐことで、受領から承認、保管、検索までを連続した業務として管理できます。両者の連携は、個々の作業を効率化するだけでなく、文書に関わる業務全体を見直すための基盤となります。

文書管理とワークフローを導入しても、自社の業務に合っていなければ、期待した効果は得られません。システムの選定を始める前に、現在の業務や課題を整理し、何をどこまで効率化するのかを明確にすることが重要です。ここでは、導入を成功させるための5つのポイントを紹介します。

まずは、対象となる文書を作成・受領してから、処理・保管されるまでの流れを整理します。請求書処理であれば、どのような方法で請求書を受け取り、誰が内容を入力・確認し、どの順番で承認を得ているのかといったことです。

このとき、差し戻しや担当者不在時の対応など、通常とは異なる処理も忘れずに確認しましょう。

このように、業務の流れを可視化することで、どこに処理が滞留しているのか、どの工程で二重入力や確認作業が発生しているのかがわかりやすくなります。現場の課題感は、担当者でないとわからないことも多いため、ヒアリングは必ず行いましょう。

次に、どの文書や業務を優先してシステム化するのかを決めます。社内のすべての文書を一度に対象にすると、要件が複雑になり、導入に時間がかかってしまいます。そのため、まずはシステム化の対象を絞ることが大切です。

対象を決める際は、課題の大きさを基準にするとよいでしょう。例えば、処理件数が多い、手作業による負担が多い、保管漏れが発生しているといったことです。

導入目的の設定は、できるだけ具体的にします。検索時間や入力作業の削減、承認期間の短縮、保管漏れの防止など、導入後に実現したい状態を明確にすると、必要な機能も判断しやすくなります。

紙で行っていた手続きを、そのままシステム上に置き換えただけでは、非効率な業務が残ることがあります。例えば、紙の文書を電子化して保存しても、従来どおりメールで確認依頼や承認を行っていては、業務効率化の効果を十分に得られません。

システム導入のタイミングは、これまでの運用を見直す好機です。現在の業務を可視化したうえで、不要な工程を省き、システム化した後の業務フローを設計しましょう。

システム選定時には、既存システムとの連携方法も確認が必要です。文書の取り込み方法やOCR、検索機能に加え、CSVやAPI、データベースなどを通じて必要な情報を受け渡せるかにも着目します。

セキュリティについては、文書やユーザーごとにアクセス権を設定できるか、操作履歴を記録できるかといった点が重要です。電子帳簿保存法などの対象となる文書は、法令で定められた要件を満たせるかも確認しなければなりません。

システム導入では、専門的な知識を求められることもあります。事前検証や導入構築、利用者への教育、運用開始後の問い合わせなど、どこまでサポートを受けられるのかも比較しておくことが重要です。

文書管理とワークフローシステムの導入を成功させるには、運用しながら少しずつ調整し、徐々に範囲を広げるという考え方が必要です。一度に完全な状態をめざすのではなく、利用者の意見を集めながら設定や管理ルールを調整しましょう。

まずは、課題や導入効果がわかりやすい業務から取り組み、そこから得られた知見を他の業務に広げます。そうすることで、導入時の混乱を抑えながら段階的に効率化を実現できるでしょう。

文書管理は文書そのものを適切に保管・活用するための仕組みです。他方、ワークフローは、申請や確認・承認など、業務の流れを管理します。両者を連携すれば、文書の受領から申請・承認、保管、検索までを一つの流れで管理することが可能です。システム間の転記や文書の移動、進捗確認といった手作業を削減できます。

導入にあたっては、現在の業務フローと課題を可視化し、対象とする文書や業務、実現したい効果を明確にすることが重要です。そのうえで、既存システム同士を連携するのか、不足する機能を追加するのか、文書管理とワークフローを一体化したシステムを導入するのかを検討しましょう。

リコージャパンでは、導入前の事前検証から本番環境の設計・構築、管理者向けのトレーニング、運用開始後の問い合わせや運用相談まで支援しています。まずは課題が明確な業務から導入し、活用範囲を広げることも可能です。

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