お客様導入事例　公益財団法人岡山県建設技術センター 様 複雑な業務フローを解きほぐす。リコージャパン支援で完成した現場発のkintoneアプリ。

把握が困難だった年間500件に及ぶ「積算業務」の進捗管理を、RICOH kintone plusのアプリで可視化。各担当者の業務配分の適正化が可能となり、10%の業務進捗率の向上と、残業時間の12％削減を実現。さらに、この取り組みが高く評価され、全国の建設技術センター技術研究発表会において、審査員選考による優秀賞と、参加者投票によるMIP（最も印象に残った発表）賞の二冠を達成しました。

公益財団法人岡山県建設技術センター様は、県・市町村職員および建設業従事者への「技術研修」を目的として設立され、現在では自治体への「技術支援」や建設工事の「材料試験」を加えた3事業を展開しています。岡山県や市町村の建設行政を総合的に支援・補完する県内唯一の公益法人として、公正・中立な立場から、良質な社会資本の整備と県民の安全・安心の確保に寄与することを社会的使命としています。

岡山県建設技術センターの技術部 技術支援課では、公共工事発注のための工事費用を算出する「積算業務」を各自治体から受託しており、その金額算出には極めて高い精度が求められています。

年間約500件もの案件をわずか10名ほどで担っており、1人あたり月7〜8件が同時進行する過密な状況にありました。にもかかわらず、その進捗管理は各担当者がExcelで行っており、各員の業務進捗や負荷の状況が管理者から見えない「ブラックボックス化」が大きな課題でした。管理者は状況把握のために、毎週のように全員に聞き取りを行って管理簿を作成するなど膨大な手間を強いられていました。

2021年に就任した樋之津理事長が掲げた「合理化・効率化による業務改善」「DXの積極活用」という方針を受け、センターでは業務改善の手段としてkintoneを導入。事業推進部 総務研修課 総務班長の草野様は「自分たちでシステムを構築できる可能性を探る中で、kintoneに着目し、導入を決めました」と振り返ります。

技術支援課では、積算業務の受託管理や帳票作成までは内製でアプリを開発できたものの、複数のマイルストーンが同時進行する進捗管理は複雑で、kintoneの標準機能だけでは対応が困難でした。そこでリコージャパンに相談。複数の提案の中から、ガントチャートプラグインを活用した進捗管理の仕組みを採用し、仕様決定から約2カ月で開発を完了。2025年4月より本運用を開始しました。

内製アプリと進捗管理アプリのリリースにより、積算業務のワークフローは劇的に変化しました。同課 主任の須崎様は「管理者が各員の進捗や負荷をリアルタイムに把握できるようになり、フォローや業務の平準化が可能になりました。担当者も可視化された優先順位に基づき着手できるため、『先が見えない』という心理的負担も大幅に軽減されています」と語ります。

さらに、Webフォームとkintoneの連携で受付簿の電子化やシステム間の転記作業の省略が実現し、業務全体が効率化されました。同課 主任の竹下様は「運用開始後、受託量は過去3年比で13％増加しましたが、進捗率は10％向上し、残業時間も12%削減されました」と、具体的な導入効果を明かします。

導入から間もない2025年9月、全国の建設技術センターが加盟する「全国建設技術センター等協議会」が主催する技術研究発表会において、今回の取り組みを発表。内容の「独創性」「プレゼン技術」「技術力」の3項目で優れた評価を得て、審査員選考による最高賞の「優秀賞」を受賞。さらに、会場の聴講者による投票で決定する「MIP賞」も獲得し、二冠を達成しました。

同課 主任の蒲本様はその結果について「特に『すべてを外部任せにするのではなく、自分たちでできることは内製し、困難な部分はプロに依頼する』という役割分担の姿勢が、他のセンター等の模範となるDX事例であると評価されました」といいます。

技術支援課では、進捗管理アプリについてさらなる高度化を目指しているとのこと。「積算業務は案件により難易度も異なります。業務ごとの難易度を進捗管理アプリに取り込み、可視化することで、より公平な業務負担や定量的な実績の把握を可能にしていきたいと考えています」（竹下様）。

草野様は「この技術支援課の成功をモデルケースとして、センター全体の業務システムをkintone上で統合・最適化していく展開も視野に入れています。研修部門や、総務系の業務なども順次kintoneの導入を進め、DXによる業務の合理化、効率化を進めていきたいと考えています」と語ってくださいました。