デジタルサイネージのオフィス導入でコミュニケーションが加速する
オフィスコミュニケーションツールは、オフィスで働く社員同士の報告・連絡・相談や、社外の人とのコミュニケーションを助けるツールのことです。メールやチャットツールといったものが、オフィスコミュニケーションツールの代表格です。
企業を取り巻く環境変化が激しい時代になり、その変化に対応するために多様な人材がコラボレーションし、新しい価値を創造することが企業に求められています。
そこで今回ご提案するのは、デジタルサイネージをオフィスに導入することによってコミュニケーションを活性化する方法です。社内におけるコミュニケーションや、来訪者とのコミュニケーションを加速させることができるオフィス内のデジタルサイネージ、「オフィスサイネージ」の活用法をご紹介します。
重要性が高まるオフィスコミュニケーション…一方で課題も
現在、企業ではメールやグループウェア、ビジネスチャットなどさまざまなオフィスコミュニケーションツールが浸透しています。しかし、情報共有に関する課題を抱えている企業も少なくありません。
例えばメールは、毎日大量に届く中ですべてのメールに目を通しているユーザーは限られています。こうしたメール、グループウェア、ビジネスチャットなどは、ユーザーが毎回ツールを開いて確認するタイプのものであるため、見たり見なかったりという状況が生まれてしまう課題があります。
またグループウェア、ビジネスチャットなどは、一部のユーザーが利用するだけで全員が利用していないという課題もあります。
このことから、個々人が利用するコミュニケーションツールの他に、自然に情報が入ってくる状況をオフィス内に作ることが一つの解決策になります。
デジタルサイネージのオフィス活用方法と有効なコンテンツ
「自然に情報が入ってくる状況」を作るには、さまざまな方法があります。従来は、掲示板に紙を貼り出したり、ホワイトボードに書いたりして情報伝達する方法がありましたが、風景化してしまうケースも多くありました。近年では、静止画や動画など、文字情報を超えた、よりインパクトがあり目を引くオフィスサイネージの導入が広がっています。
ここで、オフィスサイネージの活用法を具体例を挙げてご紹介します。
オフィスサイネージ活用例
1. 社員とのコミュニケーションツールとして
例えば、社員通用口やエレベーター前、食堂、休憩室などの共有スペースにオフィスサイネージを設置し、社員に向けて社内通達等の情報を配信して情報共有を促します。
2. 来訪者へのメッセージツールとして
受付やショールームなどには、企業のPRやウェルカムメッセージを配信し、来社する顧客や取引先へのブランディングやメッセージツールとして活用できます。
3. 各部署の「目標」共有ツールとして
各部署内にオフィスサイネージを設置し、営業などの部署単位で目標や進捗などを配信することで、達成すべき目標が見える化され、自然に目に入ってくることから、部署ごとの情報共有や生産性向上が可能になります。何度も配信することで刷り込み効果も期待できます。
コミュニケーション活性化のために有効なコンテンツ
このように、オフィスサイネージにはさまざまな活用法があります。よりコミュニケーションを活性化させるためには、どのようなコンテンツが必要なのでしょうか。社内向け、来訪者向けのそれぞれについて、目的ごとにご紹介します。
1. 社内向けコンテンツ
会社の方針や状況の情報共有
「企業理念・方針」や「行動の指針」、「売上の達成状況」など、経営陣からの全社員への情報発信は、社員の事業への関心や目標意識を高める効果が期待できます。また社外活動として、「CSR活動」などのコンテンツを配信することで、社員の帰属意識の向上も期待できます。
【有効なコンテンツ】
- ・経営陣からのメッセージ
- ・コーポレートメッセージ
- ・行動指針
- ・事業目標
- ・重点施策
- ・働き方改革の目標・状況
- ・CSR活動
- ・SDGsの浸透
働く上で必要な情報共有
近年は、生産性向上を目指しながらも、一人一人が働きやすい環境作りが重要になってきています。そのような中、有給休暇の取得や定時帰宅を促すメッセージ、健康管理の意識付け、災害情報等、従業員が安心して働ける職場作りを目的としたコンテンツは、社員の意欲を向上させ、結果的に生産性向上が期待できます。
【有効なコンテンツ】
- ・システムやITツールに関する活用方法やスケジュール共有
- ・テレワークの推進・実践方法
- ・災害時の対策
- ・健康管理の情報
- ・有給休暇取得について
- ・勤怠入力、年末調整等の案内
- ・事業所設備の案内
- ・総務通達
各部署の活動の情報共有
各部署内では、目標や活動内容をオフィスサイネージで共有することで、チームの結束力が高まり、目標達成への意欲が高まります。また新入社員、異動してきた社員の紹介など、社内コミュニケーションを密にするコンテンツも有用です。
さらに、他の部署の活動や優秀社員、成果を挙げた部門等の情報を、各部署で配信することで、部署間の溝も埋めることができます。
社内表彰制度や対外活動、クラブ活動の情報発信は、仕事のモチベーションや参画意識の向上、部署を超えたつながりの創出を生み出します。
【有効なコンテンツ】
- ・部署の目標・進捗
- ・新入社員、異動してきた社員の紹介
- ・他部署の活動紹介
- ・優秀社員や部門紹介
- ・対外活動の共有（展示会情報など）
- ・社員表彰制度の案内
- ・クラブ活動の案内
スキルアップのための情報共有
経営陣や人事担当者にとって、社員のスキルアップも推進・強化したいものです。また各社員も、各々のスキルアップを望んでいることでしょう。オフィスサイネージで社内外の研修・認定試験の案内をすることは、社員の意欲を高め、スキルアップを促進させます。
特に営業部門では、自社商品やサービス、お客様導入事例、競合情報を配信することで、学びの機会が生まれ、よりお客様を重視する意識が生まれることで、カスタマーサービスの向上にも寄与します。
【有効なコンテンツ】
- ・研修・社内認定試験の情報
- ・自社商品・サービス情報
- ・お客様導入事例、活用事例
- ・競合情報
- ・市場情報
2. 来訪者向け
来訪した顧客や取引先、応募者に対しては、会社・事業紹介や歓迎のメッセージを配信することができるほか、ブランディングにも役立ちます。
【有効なコンテンツ】
- ・歓迎のメッセージ
- ・会社・事業紹介
- ・自社商品・サービス紹介
- ・実績紹介
オフィスのコミュニケーション活性化に有効なデジタルサイネージを導入する際のポイント
1. デジタルサイネージ導入目的の明確化
「オフィス内のコミュニケーションを活性化させたい」
「情報伝達を効率化し、訴求力を高めたい」
「防災・災害情報などを発信しBCP対策をしたい」
など、デジタルサイネージの導入でどのような課題を解決したいのかを導入前に明確化させることで、導入がスムーズにいき、効果的な活用が見込めます。
2. 設置場所を決める
2. 配信するコンテンツの検討
デジタルサイネージの導入目的や設置場所を決めた後に、どのようなコンテンツを配信するのかを検討しましょう。導入目的に沿ったターゲットに対して、有益な情報を配信し、気づきやきっかけを与え、行動をおこしてもらうコンテンツを作成しましょう。
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まとめ
オフィス内に設置するデジタルサイネージは、社内外のコミュニケーションを活性化するために有効なツールです。メールやグループウェアといったツールにはない、自然に目に入ることによる効果や、繰り返し配信することによる刷り込み効果により、よりコミュニケーションが加速することが考えられます。
ぜひ自社に最適なコンテンツを検討し、コミュニケーション課題を解決するためのツールとして、オフィスサイネージを活用してはいかがでしょうか。
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