スマートオフィスとは？導入のメリット・デメリットから導入プロセスとポイントをご紹介

スマートオフィスとは、IT化やオンライン化などに加えて、IoT* やAI（人工知能）などの先端技術を取り入れることにより、オフィスのあらゆる機能を高度化・多様化した次世代のオフィスを指します。

スマートという言葉は、IT化による高機能・多機能、見た目がスタイリッシュで賢いといった意味があります。「スマートフォン」や「スマートデバイス」「スマートホーム」などに使われているように、最先端のITによって機能性と利便性を高める意味合いがあります。

企業が スマートオフィス化を進める目的は、各企業で異なりますが、一般的にはIT化やオンライン化などを通じて変化するワークスタイルに対応したり、業務効率化や生産性向上を目指したりすることにあります。

• リモートワークとオフィスワークをつなぐビデオ会議システムやビジュアルコミュニケーション機器の導入
• 顧客管理・備品管理システムの導入とモバイルデバイスからの操作の実現
• 照明や空調のIoT化による自動コントロール
• AIカメラによる従業員のパフォーマンス監視

このように、従来の単純なIT化やオンライン化のみならず、IoTやAIなどを駆使して利便性の高いワークスタイルを実現するのがスマートオフィスであると考えられます。

スマートオフィスを導入することのメリットとデメリットをそれぞれご紹介します。

スマートオフィスは近年浸透するリモートワークや、オフィスワークと組み合わせるハイブリッドワークなど多様な働き方をサポートします。例えば従来はオフィスに出向かなければ扱えなかったシステムを安全にリモートで閲覧・操作できるようになります。

利便性が高まり快適に働ける環境が整い、従業員同士やパートナーなどとのコミュニケーションも円滑になれば、自ずと生産性が向上します。

働く環境が改善されれば従業員満足度の向上につながります。特にリモートワークが行いやすくなれば、通勤ストレスが緩和され、モチベーション向上にもつながります。

最先端のテクノロジーを活用すれば、すぐにリモート会議を行えたり、ディスカッションしやすい画面共有システムなどを活⽤したりするオフィスを実現します。社内外のコミュニケーションが円滑に進み活性化します。

スマートオフィスはペーパレス化にも寄与するため、紙や印刷、管理コストの削減につながります。またエネルギー管理システムによるオフィス維持コストの低減にも寄与します。

スマートオフィスに欠かせないシステムや設備は初期投資が必要です。中長期的なコストパフォーマンスを考えることが大切といえるでしょう。

オンライン化はネットワーク接続が必要になり、利便性が高まる反面、セキュリティリスクが高まります。サイバー攻撃やウイルス侵入などの万全の体制を整える必要があります。

スマートオフィスの導入を進めるにあたっては、次のプロセスを踏み、ポイントを押さえて行うことをおすすめします。

まずは社内のIT環境や業務上の課題などの現状把握・分析を行います。ネットワーク環境は構築できるか、デバイスはIoT機器に対応しているかなどの環境面の確認とともに、従業員の日頃の業務で生じている課題を洗い出します。

洗い出した課題のうち、優先的に解決したいものを選出し、着手していきます。また課題解決およびスマートオフィス化の目的を明確にすれば、プロセス全体を通じて一貫した取り組みが可能になります。

IoTやAI、システムや設備などを課題と目的に応じて必要なものを選定します。

新しいシステムや設備導入後は、実際に利用する従業員に対して教育やトレーニングの機会を設けます。またスマートオフィスの目的やコンセプトを経営メッセージとして社内に浸透させ、文化を醸成することで目的を達成しやすくなるでしょう。