オフィスリニューアルを成功させるポイントを解説！ ～スケジュールから事例までご紹介～
昨今、ハイブリッドワークやフリーアドレスを導入するためにオフィスをリニューアルする企業が増えております。ただ、実際にオフィスリニューアルを進める際に、具体的な実行計画やスケジュール、必要な業務を詳細に把握されている方は少ないのではないでしょうか。そこで、本コラムでは、オフィスリニューアルを成功させるためのポイントから、具体的なスケジュール、必要な業務、さらに、実際のリニューアル事例もご紹介し、具体的な成功例から学べるポイントをお伝えします。
オフィスリニューアルを成功させるためのポイント
はじめに、オフィスリニューアルを成功させるためのポイントについて詳しく解説していきます。
リニューアルの目的・コンセプトを明確にする
オフィスリニューアルを成功させるための最初のステップは、リニューアルの目的とコンセプトを明確にすることです。なぜリニューアルを行うのか、その目的をはっきりさせることで、プロジェクト全体の方向性が決まります。例えば、社員の働きやすさを向上させるため、コミュニケーションを円滑にするため、または企業のブランドイメージを刷新するためなど、目的はさまざまです。
目的が明確になると、それに基づいたコンセプトを設定することができます。例えば、社員の働きやすさやコミュニケーションの向上を重視する場合、オープンスペースやリラクゼーションエリアの設置が考えられます。一方、ブランドイメージを刷新する場合は、デザインやカラーリングにこだわることが重要です。
オフィスリニューアルのスケジュールを把握する
次に重要なのは、オフィスリニューアルのスケジュールをしっかりと把握することです。リニューアルプロジェクトは多くのタスクが発生し、関わる業者も多くなるため、スケジュール管理が非常に重要です。そのため、早い段階から移転業者を選定し、スケジュールをすり合わせておくことが重要になってきます。
オフィス移転のスケジュールをステップで解説
続いて、オフィス移転のスケジュールをステップでわかりやすく解説していきます。
ステップ1:スケジュール・新オフィスのコンセプト策定
まず行うべきは、詳細なスケジュールの策定と新オフィスのコンセプト決定です。リニューアルには約半年から1年ほど時間を有することを踏まえ、大枠のスケジュールを立てましょう。また、新オフィスのコンセプトは、企業のブランドイメージや従業員の業務効率を考慮して決定します。この段階でしっかりとした計画を立てることで、後のステップがスムーズに進行します。
ステップ2:業者選定
次に、オフィスリニューアルをサポートしてもらう業者を選定します。内装工事や引っ越し業者、ITインフラの整備を担当する業者など、複数の専門業者が必要となるため、早い段階に選定を進める方がよいでしょう。
ステップ3:物件選定・内装レイアウト検討
続いて、新オフィスの物件選定と内装レイアウトの検討に移ります。物件選定では、立地条件や賃料、設備などを総合的に判断します。内装レイアウトは、社員の働きやすさやコミュニケーションの円滑さを考慮し、最適な配置を決定します。
ステップ4:新オフィスの契約・現ビルの解約手続き
新オフィスの物件が決まったら、契約手続きを行います。同時に、現在のオフィスの解約手続きも進めましょう。解約予告は、一般的に6か月前とされていることが多く、時間がかかることがあるため、早い段階で対応することが望ましいです。
ステップ5:新オフィス内装工事・各機関への届け出
新オフィスの契約が完了したら、内装工事を開始します。また、各種届け出も多くある為、忘れずに行いましょう。例えば、住所変更の届け出や消防署への申請などが必要です。
ステップ6:オフィス移転完了・運用開始
最後に、オフィス移転を完了し、運用を開始します。新オフィスへの引っ越し作業は、遅れてしまうと業務に滞りが出てしまうため、事前に計画を立て、スムーズに進行するようにしましょう。
オフィスリニューアル時に必要な業務
次に、オフィスリニューアル時に必要な業務について、一番多い移転のケースを想定して解説していきます。
解約通知
現在のオフィスの賃貸契約を解約するためには、解約通知を行う必要があります。通常、解約通知は契約書に記載されている期日までに行う必要があります。これを怠ると、余分な賃料が発生する可能性があるため、早い段階で確認しましょう。
原状回復工事
次に、オフィスリニューアルを行う前に、現在のオフィスを原状回復する必要があります。原状回復工事は、契約時の状態に戻すための作業で、壁の塗り直しや床の張替えなどが含まれます。こちらも契約書に基づいて行う必要があります。
スケジュール・コンセプトの策定
上記の通り、オフィスリニューアルの成功には、明確なスケジュールとコンセプトの策定が欠かせません。リニューアルの目的や新しいオフィスのビジョンを明確にし、それに基づいて詳細なスケジュールを立てることが重要です。
物件の選定
新しいオフィスの物件選定も重要なステップです。立地条件や賃料、オフィスの広さなどを考慮し、最適な物件を選びましょう。物件選定は、オフィスの効率性や働く社員の満足度にも大きく影響します。
ゾーニング・レイアウト・設備等の計画
新しいオフィスのゾーニングやレイアウト、設備の計画も必要です。社員の働きやすさや業務効率を考慮したレイアウトを設計し、必要な設備を整えることが求められます。
関連工事の調整
オフィスリニューアルには、内装工事や電気工事など、さまざまな関連工事が必要です。これらの工事をスムーズに進めるためには、各業者との調整が不可欠です。工事の進捗状況を常に把握し、問題が発生した場合は迅速に対応しましょう。
各機関への届け出
最後に、オフィスリニューアルに伴う各種届け出も忘れずに行いましょう。消防署や市役所、労働基準監督署など、必要な機関への届け出を行うことで、法的な問題を回避することができます。
オフィスリニューアル事例をご紹介
最後に、オフィスリニューアル事例として、弊社が手掛けたリニューアル事例をご紹介させていただきます。
事例1:ABW（Activity Based Working）を取り入れたオフィス空間
1955年の創業以来、臨床検査業界のトップランナーであり続ける保健科学研究所様。新しい価値を創造し続けるには働く環境にも挑戦や変化が必要という思いから、オフィス空間を一新されました。
グローバルな事業展開の起点となるヘッドオフィスとして、お客様が何よりもこだわったのはオープンであること。視界を遮るものをなくし横浜港の眺望とつながるような解放感のあるオフィスとワークスタイルを提案しました。
- 眺望を活かした解放感のあるオフィスを実現したい。
- 社員のコミュニケーションを高め、生産性の向上を図りたい。
- 会社のビジョンを体現したオフィスをつくりたい。
- オフィス全体と横浜港の眺望を見渡せるオープンで働きやすいオフィス環境を構築できた。
- 業務に合わせて働く場所が選べるように、スタンディングミーティングエリア、ソロワークスペースなどが設けられ従業員のモチベーションが向上した。
- インタラクティブホワイトボード（IWB）＋スタンディングミーティングの新しいミーティングスタイルにより、コミュニケーションが促進され生産性が向上した。
- 来訪されるお客様に会社のオープンな姿勢をお伝えできるようになった。
LECTURE HILL
床をグリーンにし眼下に望む山下公園との一体感を演出したオープンな会議室。経営会議や会社説明会などに活用
WE WORK SOFA
洗練されたデザインのソファーがクリエイティブな発想を刺激
WAVE BENCH
テトラポットや波の形をモチーフにしたソファーをエントランスに配置
CONFERENCE BOOTH
世界の港の名前をつけたガラス張りの会議エリア
- 要望の反映だけでなく、新しい発想やアイディアが盛り込まれた提案だった。
- コミュニケーションの活性化につながる工夫を凝らしたさまざまな提案に好感を持った。
- 過去のオフィスリニューアルの実績も高く評価。ヘッドオフィスも依頼したいと考えた。
事例2:フリーアドレスを取り入れたオフィス空間
エムズコーポレーション様は、開発試作に特化したメーカーとして、あらゆる業界の様々な試作モデルを手掛けられています。事業拡大に伴い本社社屋を新築移転。木目を基調としたスタイリッシュなデザインと壁を取り払った開放感のあるレイアウトにより、今まで以上に社員が誇りをもって楽しく働けるオフィスを実現されています。
- フロアが分かれた部門間で隔たりを感じることがあり、社内コミュニケーションが不足していた。
- 以前のオフィスは狭く、スチールの什器が並ぶ無機質な空間に不満を感じていた。
- 社員の休憩スペースや社内外の打ち合わせスペースが不足していた。
- 壁をできる限り無くしたオープンな空間で、社員も明るくオシャレになり、活気のある職場になった。
- スタイリッシュな空間が、社員のモチベーションを大幅に向上させている。
- 来社されるお客様企業や就職活動中の学生などにも非常に好評で、地域の方々からも魅力的な企業として注目いただいている。
2階 執務エリア
3階 MsCAFE
- 想像を超える提案力、デザイン力に感動した。
- レスポンスが早く丁寧で、安心感があった。
- 建設会社との連携や複数の業者をとりまとめる調整力を評価した。
まとめ
本コラムでは、オフィスリニューアルを成功させるポイントから、スケジュール、必要な業務に弊社が手掛けた事例について解説いたしました。上記の通り、オフィスリニューアルは、労働環境の改善やコミュニケーションの促進、生産性の向上に直結するだけではなく、費用も大きくなるため企業の皆様も慎重に進められると思います。
そのため、オフィスリニューアルには、プロジェクトマネジメントができる会社やプロジェクトマネジメント業務を代行してもらえるサポート会社を早い段階で選定することをお勧めします。
リコージャパンでは多様化する経営環境に合わせ、デジタルサービスとワークプレイスを組み合わせた「RICOH Smart Huddle 」のコンセプトのもと、働き方のリニューアルをサポートし、お客様のご支援をいたします。
”新しい働き方”をお客様と一緒に考えながら、オフィス移転やリニューアルを、計画から理想の働き方が実行されるまで、プロジェクトマネジメントの業務も含めワンストップでご支援いたします。
また、オフィスリニューアルに関する社内実践事例もご紹介できます。
「RICOH Smart Huddle 」の詳細は、以下よりご覧ください。
